五、公文格式第三章.ppt

第三章 公文格式 教学目的和教学基本要求： 了解公文格式的含义及国家质量技术监督局近十多年来先后两个《公文格式》国家标准的区别，熟知行政公文书面格式各要素的标识方法和基本要求，明了行政公文格式中有关要素之间的相互制约关系，了解党政公文在格式上的现有区别，具有参加各种录用考试及胜任今后工作必备的公文格式基础知识。 第一节 公文格式概说 公文格式，即公文的规格式样，是指组成公文外观形式的各要素在公文文面上的排列 顺序和标识规则。公文讲究格式，目的在于维护公文的严肃性，便于公文的撰制、传递和处 理，利于应用现代化手段管理公文。 公文格式的两个“国家标准”： 1.1988年发布 、1989年5月1日实施的《国家机关公文格式》(GB/T9704-1988) 2.1999年12月发布 、 2000年元旦实施的《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999) 有关公文用纸及相关方面的规定： 1.公文用纸采用国际标准A4型 (297 mm×210mm)。 2.公文的版心 尺寸为225mm×156mm。在A4型纸上，天头( 上白边) 为37mm左右，地脚(下白边)为35mm左右，订口(左白边)为28mm左右，翻口(右白边)为26mm左 右。 3.排版规格。公文双面印刷；一般每面排22行，每行排28个字。正文用3号仿宋体字， 文中小标题用3号小标宋体字或黑体字。页码用阿拉伯数字标于版心下边缘之下1行，数字左右各放一条一字线。标注时，单面码居右空1字，双面码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标注页码。 4.装订要求。公文应左侧装订。不允许公文散页明订，要求包本装订。装订时不掉页、不重页、不散失。 第二节 公文的眉首 一、发文机关标识 发文机关标识常被称作版头，一般由发文机关名称(全称或规范化简称)后加“文件”二字组成。 发文机关标识的位置因行文方向的不同而有区别：上行文时，发文机关标识的上边缘到版心上边缘应为80mm，留此空白处主要是供上级机关批示文件使用。如果加上天头的37mm，上行文的发文机关标识上边缘到天头上边缘共为117mm。其他方向行文时，发文机关标识的上边缘至 版心上边缘为25mm，以备标识公文份数序号、秘密等级和紧急程度之用。此时，从发文机关 标识上边缘到天头上边缘的距离是62mm。 发文机关标识的字体，新“标准”推荐使用字体庄重的小标宋体字；字号可根据发文机关名称字数的多少，以醒目美观为原则确定，但应小于“国务院文件”的字号22mm×15mm(高×宽)。  发文机关标识下空2行标注发文字号，发文字号之下4mm处 印有一条与版心同宽的横隔线，把占公文首页上1/3-2/5的文头部分与行文部分清晰地分隔开来。依照最高党政机关的公文格式，党的文件的横隔线正中有一颗五角星，行政公文的横隔线则没有。由于发文机关标识与横隔线都是套红印刷的，使文头格外醒目，因此又有“红 头文件”之称。 联合行文的发文机关标识，主办机关应该排列在前，其余机关一般按党、政、军、群的顺序 排列先后。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 民族自治地区的公文，可并用当地民族文字和汉字两种文字印制发文机关标识。 发文机关标识还有一种特殊形式，就是只标识发文机关全称或规范化简称，而不标“文件” 二字。这种形式只用于一些特定的公文，如信函式公文等。 二、发文字号 发文字号简称文号，是发文机关为发出文件编排的文件代号。 发文字号一般由发文机关代字、年份和序号组成。 文号构成的几个要素： (一)代字。具体地说，发文机关代字通常可以细分为三： 1.所在行政区域代字。应使用明 确规定的规范化简称。除中央、国家一级 的发文机关以外，地方各级各类机关文号的这一项不可或缺。 2.机关代字。也应使用规范化简称。尤其是党政机关的职能部门应该采用业务系统范围内通用、统一的机关代字。如政府 用“政”或“府”、政府办公部门用“政办”或“府办”、人事行政管理部门用“人”、教育行政管理部门用“教”等。 3.文种代字。目前除了信函式公文在机关代字后标注“函” 以外， 其余发文一般都用“发”作为总的文种代字(个别地区除外)。有的地区增设了“报”、“请 ”、“呈”等文种代字嵌入上行文的发文字号 把以上三部分合在一起，就构成了常见的发文代字 ，如“浙政发”即浙江省人民政府发文。 (二)年份。文号中的年份必须用阿拉伯数字标识公元纪年全称，并用六角括号括入。公元年份的四位数不可简化成两位数，也不可把六角括号标成方括号或者圆括号。 (三)序号。文号中的发文序号是发文机关每年同一文种代字的文件按发出时间顺序编排的流水号。序号必须用阿拉伯数字标识，并且不编虚位(即1不编为001)，在序号前通常也不加 “第”字。 发文字号标识的位置有以下几种情况