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公文知识常见错误讲解
公文知识常见错误讲解
一、公文文种错误
(一)生造文种。把没有列为文种的作为文种使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、“计划”等,有的甚至把既不是公文文种又不是应用文文种的“安排”、“要点”、“细则” 等,常常作为公文文种直接行文,都是错误的。
(二)文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使用,除比较常见的“关于……请示报告”外,还有“关于…请示函”、“关于…决定(批复)的通知(通报、决议)”等。
(三)错用文种。有的该用“请示” 的,却用了“报告”,而该用“报告” 的反而用的是“请示”, “报告”里夹带请示事项。有的该用“函” 的却用了“通知”。
二、公文结构不规范
(一)结构不严谨,层次混乱。
(二)段落组织松散无力,过渡脱节。
(三)层次段落重叠交叉,前面说过的话后面重复说,颠三倒四,不知所云。
(四)语言啰嗦,常有口语化的现象。公文的语体特点:准确、简要、规范、庄重。公文的开头语应简洁,如:“现将xx印发给你们,请结合本单位实际,认真贯彻执行”
三、公文内容不规范
? (一)结构层次序数使用不规则。第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。其中“一、”下面是顿号,“1.”下面是圆点,“(一)”和“(1)”括号外面不带顿号和点号。
(二)引用公文格式不对。引用公文应当先引标题,后引发文字号。如,“据中电信宣城〔2009〕12号文《关于××××××的通知》”,其引用文号的方法不符合要求,正确的引用方式应为“根据《关于××××××的通知》(中电信宣城〔2009〕12号)”,其中 “〔2009〕”不能写成“(2009)”。
(三)公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。排名次序混乱。公文对部门名称不能随意用简称。
(四)“抄报”现象依然存在。目前,公文无论是对上级还是对下级抄送,一律用“抄送”一词。
(五)公文中的数字使用不正确。通用公文中的数字,除签发时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语以及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(六)公文右上角,如没有密级和紧急程度,也应删除。
(七)公司内部行文应省略主题词,版记中如没有“会签”、“抄送”等内容,应将相应的行删除。
(八)公文正文字体应为仿宋三号字,行间距为28。
?? (九)盖章位置应在成文日期上。
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