会计电算化-第4章.ppt

4.4.1 自动转账 汇兑损益设置 操作演示 4.4.1 自动转账 期间损益结转设置 操作演示 4.4.1 自动转账 2．转账生成 定义完转账凭证后，每月月末只需执行“转账生成”功能即可由计算机快速生成转账凭证。在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。 由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿，因此，在进行月末转账之前，必须将所有未记账凭证全部记账；否则，生成的转账凭证中的数据就可能不准确。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。 根据需要，选择生成结转方式、结转月份及需要结转的转账凭证，系统在进行结转计算后显示将要生成的凭证，确认无误后，将生成的凭证追加到未记账凭证中。 结转月份为当前会计月，且每月只结转一次。在生成结转凭证时，要注意操作日期，一般在月末进行。 4.4.1 自动转账 自定义转账生成 操作演示 4.4.1 自动转账 销售成本结转 操作演示 4.4.1 自动转账 汇兑损益转账生成 操作演示 4.4.1 自动转账 期间损益结转生成 操作演示 4.4.2 对账 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。 试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡等信息。 一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作、计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。为了保证账证相符、账账相符，应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。 如果使用了应收、应付系统，则在总账系统中不能对往来客户账、供应商往来账进行对账。 当对账出现错误或记账有误时，系统允许“恢复记账前状态”进行检查、修改，直到对账正确为止。 操作演示 4.4.3 结账 在会计电算化方式下，结账工作与手工相比简单多了。结账是一种批量数据处理工作，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的终止和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。 1．结账前检查工作 （1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。 （2）月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。 （3）检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能记账。 （4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否一致，不一致不能结账。 （5）检查损益类账户是否全部结转完毕，如未完成则本月不能结账。 （6）若与其他子系统联合使用，应检查其他子系统是否已结账，若没有则本月不能结账。 2．结账与反结账 结账完成后不得再录入本月凭证。 取消结账：ctrl+shift+F6 操作演示 4.3.1 凭证管理 4．查询凭证 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。在凭证界面中可有些信息是可直接看到的，如科目、摘要、金额等；有些信息是通过某些操作间接获得的，如各分录的辅助信息、当前分录行号、当前科目最新余额、外部系统制单信息等。 （1）灵活运用查询条件 （2）查看当前科目的最新余额 用鼠标单击【余额】按钮，屏幕显示当前光标所在科目的最新余额。 （3）查看外部系统制单信息 （4）联查明细账、辅助明细及原始单据 操作演示 4.3.1 凭证管理 5．科目汇总 科目汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证。因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。 4.3.1 凭证管理 6．记账 （1）选择本次记账范围 即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击【全选】按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第1?9号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。 （2）记账报告 ? 如果是第一次记账，需要检查输入的期初余额是否平衡，期初余额不平，不允许记账； ? 上月未记账或结账，本月不能记账； ? 未审核凭证不能记账； ? 作废凭证不需要审核可直接记账。 （3）记账 记账过程由系统自动完成，无需人工干预。 4.3.1 凭证管理 操作演示 4.3.1 凭证管理 7．常用摘要和常用凭证 （1）常用摘要 系统提供了设置常用摘要的功能，用于将企业经常发生的业务摘要事先存储起来供制单时调用，以加快录入速度、提高规范性。 （2）