DOC-《九建机电设备工程公司管理体系程序文件》(52页)-程序文件.doc

文件控制程序 JD-CX01 1 目的 对于组织管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 适用范围 适用于与管理体系有关的文件控制。 3 职责 3.1 总经理负责批准、颁布管理手册。 3.2 管理者代表负责审核管理手册。 3.3 各部门负责相关文件的编制，使用和保管。 3.4 公司综合管理部负责组织对现有体系文件的定期确认。 3.5 各部门资料员负责本部门与管理体系有关文件的收集、整理和归档等。 4 工作程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 第一级文件管理手册（包含了所有过程控制的程序文件），由综合管理部备案保存。 4.1.2 第二级管理体系文件分为两类： a.部门管理制度，作为各部门运行管理体系的常用实施细则；包括管理标准（部门管理）管理；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；施工图纸；技术标准（国家标准、行业标准等）；部门记录文件等，由各部门自行保存，必要时报综合管理部存档； b.其他管理文件；可以是针对特定产品，项目或合同编制的质量计划，其他标准、规范等。文件的组成应适合其特有的活动方式，由各相应的职能部门保存、使用。 4.1.3 公司级的管理性文件，如各种行政管理制度外来的管理性文件，包括与管理体系有关的政策、法规文件等，由公司综合管理部保存。 4.2 文件的编号 4.2.1管理体系文件的编号 a.管理手册：公司名称代号—管理手册—版次，如JD—GS—B表示公司管理手册第B版。手册中各章以章节号区分； b.程序文件：公司名称代码—程序文件序号—版次，如JD—CX01—B表示公司《文件控制程序》第B版； c.记录：由公司综合管理部统一编号； d.各部门其他管理文件：部门代号—文件顺序号—年号。如XS—05—2013，表示销售部于2013年发放的第5号文件。 4.2.2 各部门代号规定如下： GC：工程部；XS：销售部；ZG：综合管理部；JS：技术部；CG:采购部；SF：售后服务中心。 4.3 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。 a.管理手册由综合管理部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准颁布，由综合管理部负责登记发放；程序文件由各部门编写，由管理者代表审核，上报总经理批准颁布，由综合管理部负责登记发放。 b.各部门工作手册内容由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，由相应负责部门登记、发放； c.其它文件由工程部或其它部门编写，管理者代表审核，报总工程师批准由相应部门登记、发放； d.应确保文件使用的各场所都就等到相关文件的适用版本，文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.4 文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行，所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4.5 文件的更改 a.管理手册、程序文件由综合管理部组织更改，填写《文件更改申请单》经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由公司综合管理部发放《文件更改通知单》，并保留文件更改内容的记录； b.其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员发放《文件更改通知单》进行更改，如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； c.所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6文件的领用 a.文件使用者应在某某《文件发放、回收记录》上签收，方可领用文件； b.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。 4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 a.与管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方； b.各部门文件由本部门资料员保管，综合管理部每年底对各部门文件保管情况进行检查； c.对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每半年应将清单报综合管理部备案，如内容没有变化，应通知综合管理部； d.任何人不得在受控文件上乱涂、画、改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别和检索。 4.7.2 文件的作废与销毁 a.所有失效文件或作废文件由相关部门资料员及时从所发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用； b.因某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识； c.对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后，由综合管理部授权相关部门销毁。 4.7.3 文件的借阅、复制 借阅、复制与管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负