电子文件归档与管理2016091.PPT

肆○电子文件的保管 （一）保管要求 1、环境的要求 ⑴ 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 ⑵单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 ⑶存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 ⑷环境温度选定范围:17℃～2O℃；相对湿度选定范围:35%～45%。 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。 肆○电子文件的保管 （一）保管要求 2、有效性的保障 ⑴ 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。 肆○电子文件的保管 （一）保管要求 2、有效性的保障 ⑵ 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。 ⑶ 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 肆○电子文件的保管 （一）保管要求 3、信息安全保障 （1）建立健全信息管理机制和制度 （2）加强管理人员的安全教育培训 （3）加强技术防护手段 （4）加强对档案数字化外包安全检查 （5）做好应急预案及应急措施工作 肆○电子文件的保管 （二）离线载体的管理 1、载体的选择 肆○电子文件的保管 （二）离线载体的管理 2、载体的存放方式 防磁柜 肆○电子文件的保管 （二）离线载体的管理 2、载体的存放方式 光盘和磁盘存放方式 肆○电子文件的保管 （二）离线载体的管理 3、载体的管理 存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签 光盘盘面示意图 肆○电子文件的保管 （二）离线载体的管理 3、载体的管理 正面示意图 载体盒背面及盘脊示意图 特殊字体：方正黄草简体，汉仪星宇体简（小诗） * 印 电子文件归档与管理 省档案局 王伟 目录 电子文件概述 壹 电子文件的归档 叁 电子文件的保管 肆 电子文件的利用 伍 电子文件的管理 贰 行业标准及规范 陆 壹○电子文件概述 （一）电子文件的定义 【电子文件】 　　　 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。  电子文件同由内容、结构和背景组成。 　　 《电子档案管理基本术语》 DA/T58-2014 壹○电子文件概述 （二）电子档案的有关定义 【电子档案】 　　　机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 　　　 《电子档案移交与接收办法》 （档发[2012]7号） 具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。 电子档案由内容、结构和背景组成。 　　 《电子档案管理基本术语》 DA/T58-2014 壹○电子文件概述 （三）电子文件的特点 1、电子文件信息的非直读性 2、电子文件对系统的依赖性 3、电子文件的信息与载体相分离性 4、信息存储的高密度性 5、电子文件信息的可变性 6、信息共享性 7、多种信息形式的可集成性 壹○电子文件概述 （四）电子文件的分类 按电子文件信息存在形式分类，可分为： 1、文本文件 （TXT、DOC 、WPS、PDF/a、CEB/a） 2、数据库文件(date，数据库电子文件) 3、图形文件 （Graphic,图表、曲线图、CAD） 4、图像文件 （ JPG、TIF、BMP、GIF ） 壹○电子文件概述 （四）电子文件的分类 按电子文件信息存在形式分类，可分为： 5、影像文件（AVI、MPEG、RMVB ） 6、声音文件（mp3、wav） 7、程序文件，即计算机