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城市绿化档案体系及其信息集成服务 ——以杭州城市绿化为例 赵慧兰 [摘 要】 城市绿化档案，是随着人类绿化活动的产生而产生的。本文根据 档案管理原则、分类规则及作者的实践经验，以杭州城市绿化档案为例，从城市绿 化档案的定义、分类、信息(历史信息、人文信息、科学信息、生态环境信息)和 利用等几个方面，首次探讨了城市绿化档案体系、城市绿化档案的信息应用及其集 成管理和集成服务。 [关键词] 城市绿化档案绿化档案体系集成管理与服务 城市绿化档案，是随着人类绿化活动的产生而产生的。“城市绿化是城市重要的基础设 施，是城市现代化建设的重要内容，是改善生态环境和提高广大人民群众生活质量的公益事 业”①。绿化祖国、改善环境、美化家园已成为人们的共识。近年来城市绿化工作越来越广 泛地受到重视，许多城市的相关部门还建立了绿化档案。在城市绿化受到重视的过程中，城 市绿化档案渐成体系，储存了大量的各类信息，成为城市建设档案的重要组成部分。特别是 通过城市绿化档案信息的集成管理和集成服务，提高城市绿化档案的综合利用，从而更好地 为现代化城市建设提供科学的依据。 通过半个世纪以来的不懈努力，杭州的城市绿化获得了瞩目的成就，先后获得了“全国 园林城市”、“全国城市绿化先进城市”、“全国造林绿化十佳城市”和“国际花园城市”等多 种荣誉，受到世人的称赞。在国内风景旅游城市中，具有一定的典型性。杭州的城市绿化档 案也从无到有，日渐丰富，且对古树名木、植物标本等各类绿化档案初步建立了数据库，进 行绿化档案的集成管理和集成服务。本文即以杭州城市绿化档案为例，就其内容体系及其所 含信息作一简述。 1．城市绿化档案及其种类 城市绿化档案内容丰富且集中，以城市建设中各类绿化活动所产生的资料为收集、整理 和保存的对象，其分类、组卷和保管既有一般档案的共同性，又有其本身的特殊性，其载体 类型多样，自成体系。 1．1城市绿化档案的定义 在互联网上以“绿化档案”为关键词检索，显示有万余条相关信息，但就是这样一个高 频率使用的专业术语，至今还没有一个明确的定义。 城市绿化档案，通常简称为绿化档案，亦称园林档案、园林绿化档案或城市园林绿化档 案。其内容均指城市建设发展中人们进行各种绿化活动所产生的档案资料。 鉴于上述原因，笔者根据档案学原理及个人多年来的实际工作经验，曾对“绿化档案” ①国务院关f加强城市绿化建设的通知国发[200!]加号。 210 暨“城市绿化档案”的定义进行过探讨：“城市绿化档案，是人们在城市绿化活动中直接形 成的、并被保存和备查的各种文字、图表、音像、及其他各种形式和载体的原始记录”。0 本文论述即以此定义为基础。 1．2城市绿化档案的内容及其分类 ． 城市绿化档案的载体形式多样，主要分为普通载体形式和特殊载体形式两类。普通载体 形式的档案包括纸质档案；特殊载体形式的档案包括声像档案、电子档案、荣誉档案(奖 状、锦旗、证书、奖杯等)、标本档案(植物、昆虫)等。 要使城市绿化活动所产生的各种资料得到科学的管理，既要根据档案管理的基本规范和 要求，又要结合城市绿化档案的实际工作情况，对其进行科学合理的分类组卷，以达到便于 收集资料、便于管理档案和便于查阅利用的目的。特别是类目的设置，应考虑实际工作的可 操作性。例如，《城市建设档案分类大纲》②共有十八个大类，城市绿化档案的内容归为“J 类”，即“名胜古迹、园林绿化”类，而“园林工程设计”则包含在“P类”即“工程设计 类”中，就是为了实际工作的需要。 在充分遵照档案分类规则的同时。笔者根据自己从事二十多年园林文物档案管理的经 验，将城市绿化档案分为9个大类，即：文献法规类、宣传信访类、规划建设类、绿化活动 类、养护管理类、展赛③评比类、科学研究类、专题专项类和特种载体类。 (1)文献法规类：主要包括城市绿化的史料和文献、城市绿化的各种统计资料、重要的 城市绿化法规(包括条例、办法、通知、公告、规定、通告、意见、规则、公约、操作规 程、技术规范、和质量标准)、有关领导对城市绿化工作的重要讲话(指示和批示)等档案； (2)宣传信访类：主要包括有关部门和各种媒体对城市绿化工作的宣传报道(大型宣传 活动、相关文章及报刊)、群众信访(建议)及回复和落实情