【行政助理PPT】办公室事务管理.pptVIP

办公室事务管理 主讲教师：王馨 工作任务一：接待管理 接待工作是企业对外、对内联络和交往中的迎送、接待、联系等服务性工作，高管秘书作为上司的工作助手，日常接待是免不了的。 接待外地访客 第一步 接待准备 接待外地访客的准备很重要，它是整个接待工作中重要的一环。准备工作做得好，就使接待工作有了良好的开端。 准备接待工作首先要了解访客的背景。高管秘书需要了解外地访客的企业情况，以及访客的姓名、人数、性别、性格，来访的目的要求，以及抵达和离开的时间、乘坐的交通工具和车次航班等。这些情况了解得越多、越具体，接待准备工作就会做得更好，接待工作也会更加成功。 其次要根据访客的身份确认相应的接待规格。 接待规格包括高规格接待、低规格接待和对等接待三种形式。 例如，客户方的代表到公司商谈重要事宜，或下属公司人员来办理重要事项等，都要采用高规格接待，即陪客要比来客职务高的接待。 外地参观团来公司参观等，可采取低规格接待，即陪客要比来客职务低的接待。 对一般性业务来往，公司采用对等接待，即陪客与客人职务、级别大致一样的接待。 第二步 拟定和落实接待方案 接待重要客人或高规格的团组，首先要根据客人的意图和要求已经公司有关上司部门的意见，拟订接待方案。 接待方案一般都包括接待方针、接待规格、经费预算，接待人员组成及接待分工、接待的日程安排、接待的生活安排、紧急事件