MOS-word2003-审阅文档.pptVIP

五、审阅文档 单元23：修订文档 解决问题：记录下所修改的内容 操作：工具|修订-〉进入修订状态， 选中文字，单击“审阅”工具栏中的“突出显示/黄色”按钮 单击“审阅”工具栏中的”审阅窗格”按钮,查看修改的信息 在修订处右击|拒绝删除 实验：02-23 我们只有一个身体_修订.doc 要求：（1）进入修订状态后，删除“三、三餐定时定量。 ”这一段后的文字 （2）删除“想要保持心智和身体的健康，就要避免滥用药物。” 即文档的最后一句话。 （3）将“选择自己喜欢的运动，能够持之以恒，至少要每周三次，每次三十分钟以上” 设置成突出显示/黄色 （4）打开“审阅窗格”，查看修改的信息 （5）恢复（2）所做的删除。 样张 修订的四种显示方式 显示标记的最终状态:插入的文字和格式修改会直接显示在原文中，在批注方框中显示“删除”后的文字 最终状态：直接呈现出修改后的文档内容 显示标记的原始状态：删除的文字仍保留在原文中，则批注方框中显示插入的文字和格式修改 原始状态：显示原始未修改的文档，让您了解未做修订的文档内容。 拓展训练 自行设定“修订”标记的样式 单击“审阅”工具栏中的“显示”|“选项”，设定后“确定” 文档合并 打开素材文件夹中的“职称考试通知.doc”进入修订状态后修改2处另存“职称考试通知a.doc” 再打开素材文件夹中的“职称考试通知.doc”进入修订状态后修改2处另存“职称考试通知b.doc” 将以上两个文档合并成“职称考试通知12.doc” 。 单元24：插入批注 解决问题：在建立一份文档时，若想对某些文字做特别的说明，可以在文字后加上附注，让文档内容更加详细。 操作：落下光标|插入|批注|输入批注内容。 打开“审阅窗格”，查看批注的信息（单击“审阅”工具栏中的”审阅窗格”按钮） 实验：02-24 我们只有一个身体_批注.doc 为“冥想 ”添加批注“停止意识对外的一切活动，而达到[忘我之境]的一种心灵自律行为。这不是要消失意识，而是在意识十分清醒的状态下，让潜在意识的活动更加敏锐与活跃。 ” 样张 设定“修订”批注框的样式 单击“审阅”工具栏中的“显示”|“选项”，设定后“确定”，对话框的下方“批注框”部分。 删除批注：右击批注|删除批注 单元25：交叉引用 解决问题：管理图、表、脚注…等引用数据。 操作：落下光标|插入|引用|交叉引用 实验：02-25 健康之旅_交叉引用.doc 在每个段落的最后插入交叉引用“图1 见下方” 落下光标|插入|引用|交叉引用|引用类型选“编号项”、引用内容选“段落编号”、勾选“包括‘见上方’/‘见下方’”项、在“引用哪一个编号项”中选“图1 茂林风景区”|“插入”按钮 样张 技巧：题注和交叉引用 文件：龙卷风.doc 要求（1）为第2页上的图片添加题注，由此会引起后续题注和其引用文字的变化，请进行刷新； （2）在第2页第1行的文字中对本页图片的题注进行引用； 单元26：设定权限 解决问题：建立具有限制权限的文件 操作：文件|权限|不能分发（“常用”工具栏上的“权限” ）|勾选“限制对此文档的权限”功能|在“读取”框中，输入所要限制的使用者电子邮件地址|在“更改”框中，输入所要限制的使用者电子邮件地址|单击“其它选项”按钮|勾选“此文档的到期日期为”|勾选日期|勾选“允许具有读取权限的用户复制内容”|“确定”按钮|出现“共享工作区”任务窗格，看到目前所设定权限状态。 实验：02-26 健康之旅_文档权限.doc 单元27：保护文档 解决问题：限制可以访问文档的用户及限制他人可以进行的更改；还可以将文件加密，让阅读此文件的人，无法对这份文件进行任何的修改。 操作：工具|保护文件-〉“保护文档”任务窗格 实验：02-27 圆山小吃_保护文档.doc 要求：对此文档进行“未做任何更改（只读）”的编辑限制，设置密码为“1234”，组选“每个人” 步骤：工具|保护文件-〉“保护文档”任务窗格|勾选“仅允许在文档中进行此类编辑“|选择“未做任何更改（只读）”项。勾选“每个人”|单击“是，启动强制保护”按钮|输入密码和确认密码|确定。 样张 保护文档的编辑限制的四种类型 修订：让审阅者通过插入批注和修订来更改文档。 批注：仅让审阅者插入批注。 填写窗体：保护窗体文件不被删改，只能填写窗体内容。 未做任何更改（只读）：保护文件不被删改。 单元28：建立不同文件版本 解决问题：将同一份文件保存成不同的版本并加入适当的备注，可快速找寻到所需的文件。 操作：文件|版本|”现在保存”按钮|输入备注文字|“确定”按钮。 实验：02-28 员工备忘录_版本.doc 将文档中的文字修改成蓝色的，保存“突出重点”版本 （每次打开文档时，自动打开最新版本，文件|版本|选择指定版本打开） 样张 单元29：文档引