商品采购及收货流程.doc

商品采购及收货流程（内部） 流程图 流程说明 采购订单 单品订单要求 明确商品名称、明确商品明细及规格、货品的包装形式、订货数量、订单时间、交货时间 套组商品订单要求 要求明确套组商品名称 套组外包装形式说明： 套组的外包装形式分为两种，一种由工厂组装合成的成套产品，一种为外采独立的包装产品，两种套组的外包装形式都统一由广州办进行报价。在订购单表的各列明细上要明确表明套组的包装形式。 例表： 商品编号 商品名称 套组包装形式 数量 产品明细及规格 包装形式 包装说明 1 杏仁身体紧致套组 透明旅行袋包装 100 杏仁滋养保湿紧肤沐浴露30ml 水剂瓶 外盖、单贴 杏仁完美曲线紧肤霜30g 软管 外盖、单贴 杏仁胸部紧致嫩滑凝胶10ml 广口瓶/软管 外盖、单贴 2 / / 100 雕塑提升精油5ml 5ml精油瓶 优选丝印 3 / / 100 橄榄精华净肌润肤乳270ml 正常产品 　 发货 广州办事处相关负责人在安排货物发出后的一个工作日内，须提供发货信息及工厂发货通知单。发货单以传真形式传递给物流部客服。同时更新《产品与赠品到货跟进表》，此表中包括商品信息、订货数量、在途数量、预留数量、备注排单及预计发货日期。将此表更新后以邮件形式提供给物流部客服。 物流部客服在接到商品发货通知单后，查询发货总件数及预计到货信息。 新品上市或新规格产品 如发货商品为新品或新规格产品，需对成本价及包材价进行提报时，广州办应在货物发出后的一个工作日内将成本价及包材价提报给财务部。 *特别提示——套组商品报价要求： 套组商品的报价应以整套来报价，广州办发货时也应以整套数量发货。如厂方发出套组中的任一款多余数量的单品，广州办也应对此单品进行单独报价。 财务部接收到广州办提报的成本价格及包材价格后，核算商品物流价。 商品部在新品到货前做好新品上市通知的签批手续，在货物入库后，可将商品上市信息通知发送给相关业务部门。 在管家婆系统内新建商品信息。商品信息建立标准：按商品系列名称编写商品编码，如1.MG-29,按统一的商品名称编写商品名称，如玫瑰花蕊面部滋养乳液，按实物货品规格编写商品规格，如100ML，按商品上市的零售价编写零售价格信息。 建立商品信息后商品专员向财务部申请新品物流价。 收货 物流客服跟进货物到港后，与配送物流公司确认送货时间，并通知库房主管做好收货准备。 库房收货时应检验货物装箱明细，如缺少装箱明细，需及时与物流客服联系，根据指令做相应处理。 在装箱信息与实物货品一致，并且货品实物无异常时，库房开具入库单后，传真至物流客服处，同时将电子版发送给物流主管、商品专员及物流客服。 物流客服核对入库信息与发货信息是否一致，确认无误后将入库单转至商品专员。 商品专员在接到信息后，再次进行核对，并作系统进货单做入账处理。 异常情况 如货品发生异常状况时，库房第一时间将异常信息反馈至物流客服处。 物流客服接到异常信息后即时与广州办联系货品异常处理方式。 如货品需返厂，物流客服通知库房安排发货，并将发货信息提供给广州办，确认到货情况。同时出具返厂货品的《冲减单》至财务部。 如货品不需返厂，物流客服通知库房开具入库单，做相应系统入账操作。 以上流程从签批之日起执行！ 商品部、物流部 2010年6月3日