HDPH-XZ-ZD-004-《会议管理制度》v2.docVIP

文 件 名 称： 会议管理制度 文 件 编 号： 生 效 日 期： 发 放 编 号： 批 准: 审 核: 编 制: 日 期: 日 期: 日 期: （备注：本页请用黑色或蓝色笔签名。） 文件修订记录表 序号 章节号 页码 通知单编号 更改人 更改日期 备注 目的 规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、有序。 适用范围 本制度适用于公司会议管理。 行政部为本文件归口部门。 要求 立足需求。会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调关系、解决问题、安排部署工作。 高质高效。会前应做好充分准备，做到充分沟通；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求工作进展和安排应明确、具体、量化。 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实。 职责 行政部负责公司级别会议的召开与记录，配合其他部门会议，并负责受理公司业务会议等。 各部门负责本部门会议召开与记录。 其他会议由发起单位自行负责会议召开工作。必要时可申请行政部协助。 分类 常规会议是指公司定期召开的会议。如月度工作例会、年度工作总结计划会等。 专题会议是指对公司管理、业务等产生决策性指导的综合会议。如重大经营活动决策会议。此类会议根据经营需要不定期召开。 部门工作会议是指各部门单独召开的工作会议。此类会议由各部门自行召开。如有需要，可邀请公司高级管理层员工参加或列席。 公司业务会包括联营洽谈会，客户座谈会、参观学习等。此类会议由行政部受理安排，相关业务归口部门配合。业务会参照《对外接待管理制度》开展。 其他会议。以上未包括的与公司相关的其他临时性会议。 程序： 会议通知 会议召开前应及时通知参会人员。 常规例会按照规定时间召开不再通知。如有变动则另行通知。 不定期召开的会议、临时召开的会议应至少提前半个工作日以电话或其他方式通知参会人员。重大会议应提前2个工作日向参会人员下发书面通知。通知的内容包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。 会议准备 现场准备：会议召开前应先落实会场地点、设备布置及检查，现场工作人员、服务用品及服务要求等。 材料准备：会议召开前应准备《会议签到表》、会议议程等会议相关材料。如需提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等材料应根据会议时间提前准备。与会人员如需发言，应就议题准备发言稿。 重要接待会议应制定《接待方案》。方案内容包括接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。详细内容参照《对外接待管理制度》。 会议实施 与会人员本人应于会议开始前在《会议签到表》签名。如不能到会应向会议主持人履行请假手续。 与会人员应于会议开始前将移动通讯工具关机或置于振动、静音位置，接听电话应在不影响会议的前提下到会场外接听。 与会人员于会议期间应注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。 与会人员应做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音，禁止传播密级会议内容。 会议记录员应按会议内容做好会议记录。 《会议纪要》 会议召集人应指定专人负责会议的记录工作。会议记录的内容要忠于会议内容，对结论性发言做重点记录。 会议记录员要在会议结束后4小时内整理好原始记录，并形成《会议纪要》，交会议主持人审核。 审核过的《会议纪要》应由所有参会人员会签确认。如无法签字确认者可先通过邮件等其他方式确认，并于事后补签。 《会议纪要》根据会议要求决定是否发送。需发送的会议纪要应由会议主持人签发。 《会议纪要》应由会议发起部门按公司档案管理的相应要求编号归档。 总经理办公会议、生产经营协调会议、月度销售工作会议等须整理《会议纪要》，《会议纪要》具有与公司规章制度具有同等的效力。 其他各类会议可视情况整理成《会议纪要》、《会议记录》或其他形式的简报等。 会议考勤： 会议记录员负责会议考勤工作，与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议主持人请假。 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。 保密事项： 会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先通知做好保密防范措施。 与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。 涉及到秘密事项的《会议纪要》，记录员应在指定场所整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。 月度工作会议 月度工作会议于公司每月27日定期举行。（如遇节假日可提前召开） 各部门负