第二节 秘书工作的内容、特点和作用.ppt

制作人：张宇红 2009年3月 第二节 秘书工作的内容、特点 秘书学概论 第一章 绪论 和作用 秘书工作的内容 秘书工作的性质与特点 秘书工作的作用 课后思考 秘书工作的内容 一、文书工作 文书工作又包括： 文书撰写：起草各种文书，如通知、通报、请 示、报告、会议纪要、计划、总结、讲话稿、 协议、合同等常用文书的拟写。 各种记录和整理：如会议记录、电话记录、来访记录、领导谈话记录等。 文书制作：打字、复印、编排、装订等。 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等。 档案管理：归档、鉴定、管理、提供等。 二、信息与调研工作 信息工作就是信息的搜集、加工、提供和存储工作。包括:1信息的搜集，即按照确定的渠道和程序，采用科学的方法和手段（包括调查手段），把分散无序的信息资料集中起来；2信息的加工，即对现有的信息资料进行综合处理，使其具有使用价值；3信息的提供，即将加工后的信息及时提供给领导者、机关各部门和有关机构使用。 调查是信息收集的重要手段之一。有专题性调查、经验性调查和突发事件调查等。 秘书工作的内容 秘书工作的内容 三、协调工作 即调整和改善单位、部门之间，工作与工作之间，人与人之间的关系。 四、信访工作 即处理人民群众来信和接待人们群众的来访。 五、会议工作 即各种会议的筹备、组织和服务工作。它包括会议议题的提出，会议计划的拟定，会议文书的制作，会议场所的布置，会议活动的安排，会后 的收尾工作等。 秘书工作的内容 六、接待工作 接待工作就是对各类客人的迎来送往、招待和服务工作。 七、督查工作 就是对决策的实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。 八、印信管理及保密工作 就是机关印章、领导者名章和各种戳记的刻制、使用和保管工作。 保密工作包括三项内容：一是秘密文件的保密； 二是会议的保密；三是办公设备的保密。 九、公关工作 秘书工作的内容 十、对领导的日程安排及随从领导服务工作 即帮助领导安排工作日程、会晤及差旅事宜；还要负责领导外出时的服务工作。 十一、日常事务及办公室管理 日常事务主要包括通讯、联络、值班等工作。 办公室管理包括环境管理、设备管理和经费管理。 十二、领导临时交办的其他事项 和突发事件的处理。 秘书工作的性质 是秘书工作的本质属性，表现在： 1．精力辅助 《韦氏秘书手册》：“秘书辅助经理是通过处理耗时的琐碎事项和任务来进行的，如为报告和篇幅较长的备忘录收集和组织材料、保管机密文件、传送和管理与方针有关的情报、收集有关领导讲话的材料、拟写或笔录口授的信件，以及执行领导布置的其他任务。”韦尔奇说：“秘书对于我的工作而言，有时不亚于一位副总裁的重要性！因为他的存在，才使我专注于思考和决策变得可能。有人说我事半功倍，那么至少一半是我的秘书的贡献。” 2．智力辅助 一、辅助性 二、服从性 三、服务性 秘书工作的特点 综合性：首先，秘书工作涉及的内容和范围十分广泛。其次领导工作的全局化决定了秘书工作具有高度的综合性。 专业性：秘书必须具有较高的政策水平、文学水平、理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、保密、会务、等方面知识，会操作现代化办公设备等；秘书职业资格证书制度；不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专门知识。 一、综合性与专业性相统一 把握好综合性与专业性的关系：综合性是主要方面，专业性是次要方面，二者相互渗透， 相辅相成。既是“专业通才”，又是“秘书专家”。 秘书工作的特点 二、被动性与主动性的统一 被动性：首先，作为领导的参谋和助手，秘书必须按领导的意图办事，不能自行其事。其次，秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性工作较多，事先难以预计。 主动性：捕捉最重要的信息和掌握最新的知识来协助领导工作;积极主动向领导提出工作建议；及时收集、分析反馈信息，帮助领导纠正工作偏差等。 处理好主动性和被动性的关系：既要不折不扣 地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥 主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被 动中争取主动。 秘书工作的特点 三、机密性与群众性相统一 妥善处理好二者关系：既要坚持密切联系群众，