蓝凌标准产品会议管理用户操作手册.doc

（编号：OA0102） 变更记录 修订版本号 日期 修订人 图、表、 段落号 A M D 标题或简单描述 1.0 2006-12-6 向庆迎 全文修改。 1.1 2006-12-8 樊若言 格式、语法、错字修改。 1.2 2007-2-13 许丹红 整合 附注： A – 增加 M – 修改 D – 删除 文档审批记录 版本号 审核日期 审批人 标题或简单描述 1.0 2007-3-12 杨建宏 手册内容审核 1.0 2007-4-3 邓红云 手册内容审核 1.0 2007-4-12 樊若言 手册格式审核  目 录 1 会议管理 1 1.1 功能描述 1 1.2 使用说明 2 1.2.1 会议安排 2 会议安排－创建 2 会议安排－审批 9 1.2.2 答复会议 9 1.2.3 会议变更 10 会议变更－提交 10 会议变更－审批 13 1.2.4 取消会议 13 1.2.5 打印会议通知 14 1.2.6 会议纪要 15 从会议安排创建 15 创建无会议安排的会议纪要 18 审批会议纪要 18 1.2.7 会议执行情况 18 从会议安排创建 18 创建无会议安排的执行情况 19 1.2.8 删除文档 20 1.2.9 统计查询 20 1.2.10 删除草稿 22 1.2.11 阅读文档 22 1.2.12 搜索功能 22 1.3 维护配置 22 1.3.1 流程设置 22 1.3.2 系统配置 22 1.3.3 模板设置 23 新建模板 23 “人员设置”标签页 24 “会议内容”标签页 25 “发布设置”标签页 26 “会议流程”标签页 27 “纪要流程”标签页 27 编辑模板 27 1.4 角色说明 28 会议管理 功能描述 会议管理主要提供会议安排、变更、会议纪要的管理功能。通过该系统，由会议发起人输入会议信息，填写会议主持人、主题、时间、地点、与会人员和会议纪要录入人，选择通知方式通知相关人员开会；在会议结束后，由被指定的纪要录入人填写会议纪要，记录会议主要内容。有时预约会议出现时间变动，提出会议取消或者变更，可修改会议安排。 主要功能： 设置会议类别：如部门会议、公司会议等，系统支持一级分类。 创建会议安排：填写会议主题、主持人、参加人、会议日期和时间、会议纪要人和纪要完成时间等信息，可以查看会议资源（如会议室、投影仪，需与 “资源借用”系统关联），检测参加人的日程安排（需与“个人事务”系统关联）。会议创建后可以启动会议变更通知来修改会议安排，会议开始时间到期后不允许变更。 审批会议安排：流程审批人依次审批会议安排，由最后的审批人审批通过会议安排后发布会议通知。 发布会议到新闻：可以将会议发布到新闻系统。 参加会议：与会人员对会议通知进行答复（参加或不参加），参加人可以查阅回复情况，了解会议参加和不参加的人员。 取消会议：会议召开前，会议的创建人和主持人可以进行取消会议操作。 打印会议安排信息：相关人员可对会议安排的信息进行打印。 创建会议纪要：被指定的会议纪要填写人创建该次会议的会议纪要。 删除会议安排：删除会议安排文档。 删除会议纪要：删除会议纪要文档。 统计查询：查询员工在指定时间范围内的会议安排，并且自动统计所有相关会议的总体占用时间。 查询会议安排：提供按照目录树（按照状态、召开时间和类型展示）和搜索查询会议安排的方式。 会议管理系统主页面如下图所示。 (会议管理图：系统主页面) 使用说明 会议安排 适用于用户创建会议安排文档。 会议安排－创建 展开左边导航树，单击“会议安排”目录树中，打开会议安排页面如下图所示。 (会议管理图：会议安排页面) 【新建】 在会议安排页面，点击【新建】按钮，弹出选择会议类别对话框，如下图所示。 （会议管理图：选择会议类别对话框） 选择会议类别，点击【选择】按钮，则新建相应类别的会议安排；点击【取消】按钮，则取消当前操作。点击【选择】按钮，打开新建会议安排文档，页面如下图所示。 （会议管理图：新建会议安排） 会议安排的基本信息如下。 创建人：系统自动记录创建人