证明信的作用及其写法.ppt

第七章 信函类公文 第一节 证明信、介绍信及其写法 第二节 感谢信、贺信、慰问信及其写法 第三节 倡议书、聘书及其写法 信件和函件统称为“信函”。 信函的价值理解： 在现代社会，虽然通讯手段日益丰富，能够传递一定内涵的信息，但无论是短信、电子邮件，还是电话，都很难有长时间保留的价值，只有信函的形式才有这样的功能。只要需要，在任何时候都可以重读信函中所保留的内容，这就是信函优于其他通讯手段的价值所在。 第一节 证明信、介绍信及其写法 一、证明信的作用及其写法 证明信是以机关团体的名义，证明某些事实的存在与否，证明有关人员具有某种经历、参与过某种事件的过程等专门使用的函件。 1、证明信的作用 一是交流和指证； 二是历史凭证； 三是法律上的判处依据； 四是人事档案材料。 2、证明信的结构及写法 由标题、正文、结尾构成。 （1）标题 一是事由+文种；如“关于XXX事件的证明”、“证明信”。 二是文种；如“证明信”。 （2）正文 写出需要证明的事实。这是证明信的重要部分，要交代清楚所需 证明的人和事的基本要素，包括何人、何时、何地、做过何事、结果 如何等。 写人时要写清人的姓名、年龄、工作单位、职务等。 （3）结尾 要以特用语结尾，如“特此证明” 或“此证明”，并在右下方标明证明 信开具单位和日期，压字加盖公章。 有的证明信还要求主管领导 签名。 3、证明信的写作要求 二、介绍信的作用及其写法 介绍信是被派遣工作人员证明身份的一种凭证。 1、介绍信的作用 一是证明作用；（证明持有人的身份） 二是派遣作用。（为派遣外出工作人员提供工作便利） 现在的介绍信要与身份证或工作证同时并用，以确认持有者的真实性。 2、介绍信的写法 介绍信的用纸一般是统一印制，上面只有文种“介绍信”字样，一式两联。一联占用纸的2/3由被派遣人员持有；另一联占用纸的1/3为存根保留。在两联的骑缝处有竖写的中文编号，以防涂改。 介绍信的结构：名头+正文+落款 名头的写作要求：一是第一行为派遣或受文单位，只许填写一个，或填写两个有隶属关系的单位，利处是便于持有人按程序处理工作；二是不填写没有隶属关系的单位，弊处是不便于受文单位收取、存留。 正文的写作要求： 一是介绍持有人的自然情况。包括姓名、性别、身份、年龄、政治面貌等。 二是介绍信指派的任务。如外调、查询档案、或联系其他事务等。这部分不必详细填写，具体情况由持有人说明。 三是结尾部分常用礼貌作结。如: “请协助”、“请予办理”、“请接洽”、“敬礼” 落款的写作要求： 在正文的右下方写明派遣单位名称和时间，并在派遣单位处和骑缝处加盖公章。 按照法律规定，介绍信必须填写后才能送达持有人，不得以加盖公章的空白介绍信给予持有人。 第二节 感谢信、贺信、慰问信及其写法 一、感谢信及其写法 1、感谢信的含义及特点 感谢信是机关单位为感谢对方对自己单位的支持和关心而写的一种表达谢意的书信。感谢信的特点是：可以张贴、朗读、邮寄。 2、感谢信的写法 结构：一是文种+正文 二是名头（单位或个人）+正文 正文写作的基本程序： 一是写感谢的基本事实。叙述要全面、客观，写清具体的人物、时间、地点、过程等，重点写对方的优秀品德和良好表现。 二是表达感激之情。对于