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关于做好高校基层文书档案工作的一点体会 化学学院 党委秘书、兼职档案员孙瑞秋 今天，非常感谢在座的各位领导及兄弟院系的老师们能够给我们这个机会与大家交流。我们的工作比起兄弟院系还相差很远，诚恳地希望能够得到大家的指教与帮助。下面，就将我们在工作中的三点粗浅体会向大家做一汇报。 领导重视与支持是做好文书档案工作的重要保证 化学学院的党政领导一直很重视档案工作。大家认为：要想使化学学院成为世界一流的化学学院，就不能忽视档案工作，因为它是做好其他各项工作的基础。记得在1996年国际档案大会召开后，院党政领导带头认真学习档案法，努力提高自己对档案工作意义的认识，并大力支持工作人员的工作。借国际档案工作会议的东风，我院为了不断完善和推动档案工作，院党政办公会曾两次针对档案工作进行讨论研究，先后讨论通过了三个有关档案工作的文件，并一直实施至今。 我院党政领导从多年主管档案工作的倪朝烁副院长，到近年来先后回国的赵新生院长、林建华院长和目前主管此项工作的焦书明副院长以及前任党委书记关烨第、副书记何元康和现任党委书记刘锋等诸位领导无不关心档案工作。他们身体力行，以身作则，凡是从学校开会带回的文件，都能及时交给工作人员进行登记，按公文处理程序办理，文件从不积压，办理完毕的文件及时退还工作人员。另外，院党政领导对化学学院在建系（院）85周年的系（院）庆活动和纪念化学界的老前辈曾昭伦先生和黄子卿先生诞辰100周年的活动中形成的文件材料更是倍加关注，指定专人负责活动中的文书档案归档工作。 赵新生院长在任时曾对我们工作人员说过：你们的工作非常重要，化学学院档案和资料的积累主要靠你们办公室的工作人员，你们应该承担起这份责任。他的一席话使我们深受震动，意识到我们所肩负的责任，我们的工作既平凡又任重而道远，尤其是我做为院党委秘书，兼职档案员，没有理由不去认真对待这项工作。几年来，历史的责任感，领导的言传身教，一直激励着我和同事们迎着困难上，想方设法去探索和实践做好高校基层档案工作的新途径，开创工作的新局面。 由于各科室工作人员的共同努力，主动工作，注意平时做好文件资料的收集工作，及时为党政领导和有关人员提供快捷、便利的服务，从而也赢得了院领导对档案工作的支持。例如有一次，林建华院长刚上任不久，因工作急需查阅一份国家教委下发的“关于在化学学院举办全国化学暑期研究生班”的文件，办公室工作人员马上放下手里的工作，很快帮他找到了这份文件，没有因为找不到文件而耽误时间和影响工作，很快使问题迎刃而解。 在院党政领导对档案工作的高度重视和身体力行以及全体工作人员的共同努力下，在学校档案馆举办的两次评比活动中，化学学院均被评为北京大学档案工作先进集体。 二、以公文处理为切入口，建立制度并坚持实施，是做好文书档案工作的基本途径。 国家行政机关公文处理办法中规定：“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”近几年来，我院在学校档案馆领导和各位老师的热情关心、指导和帮助下，在院党政领导的大力支持下，在我院档案工作原有的基础上，探索档案工作的新途径，进一步完善和规范了文书档案工作制度。我们以公文处理为切入口；以文书工作的规范化、制度化为基本途径和基本要求；以提高工作效率为基本原则，处理公文力争做到及时、准确、安全，不断克服工作人员在工作中的随意性。 我院于1996年8月至1997年初，先后制定了三个文件，即：【北京大学化学学院公文处理办法】；【关于规范化学学院党委及化学学院公文体式的决定】；【办好化学学院工作简报的意见】。在这三个文件相继起草后，很快得到了院党政办公会的一致通过，之后，立即得到实施并持续至今。【公文处理办法】（简称）中规定了化学学院党政文件均由院党委办公室集中统一管理，对收文和发文的工作运转程序做了明确、细致的规定，（需说明的是：由党委办公室统一管理的收文原则上是指上级下发的党政文件，包括中央、北京市委等机关下发的机要文件；国家教委、北京市教工委和纪委以及北京大学下发的冠以红字头的文件）。文件中规定的收文处理程序主要包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档等程序，这一系列程序统一由党委办公室组织完成。发文主要指以化学学院名义和以党委名义行文，发文在由主管部门起草后，须经主管领导签发后到党委办公室统一进行登记编号方可印发；【规范公文体式的决定】主要是对起草公文和文件形式做了具体要求和规定；【办好化学学院简报的意见】是对简报的内容、要求、格式等做了明确规定。 举例：文件急用，采取现复印一份办理，………. 总之，从公文处理入手，通过建立制度并坚持实施，使化学学院机关的各项工作更加有条不紊，上级的文件精神能够得到及时贯彻。由于完善了制度，各部门工作起来就有章可循，从而进一步提高了机关的办公质量和效率，使机关工