信息化办公项目13教学计划表的编制.ppt

综合应用篇 项目13：复杂表格的制作 －－教学计划表的编制 １、Excel适于处理复杂表格 　　复杂表格特征：表格数据需要进行较为复杂的计算（公式或函数）；表格结构较为复杂，行列数不确定，随时会增删行或列 。 ２、在Word文档中链接或嵌入来自Excel工作表中的数据直至整张表格 首先，通过Excel制表； 然后，借助Word中的“选择性粘贴”功能。 某学校专业第1学期教学计划表 表格分析： 课程的增删（行的增删）随时可能发生； 每门课程的周学时、讲授学时、学分以及小计均需计算。其中，课程周学时=课程总学时/教学周数，其隐含取整要求，需要使用相应函数，进行向上舍入取整。 教学计划表制作步骤 １、建立表格结构 ２、输入表格数据 ３、嵌入或链接Excel表格至Word文档 1、建立表格结构 （1） 打开Excel，修改某一工作表标签： 1、建立表格结构 （2） 输入表格标题、表头文字，建立表格结构: 2、输入表格数据 （1） 在输入过程中需要解决以下几个关键问题: 课程编号的输入 2、输入表格数据 （2） 课程名称的输入 2、输入表格数据 （3） 课程周学时的输入 2、输入表格数据 （4） 讲授学时的输入：课程总学时去掉实验、上机和其他之后的课时，并将公式向下复制。 课程学分的输入：课程总课时除以16（体育课除以32），并将公式向下复制。 小计的输入：各列求和，并将公式向右复制。 2、输入表格数据 （5） 成形后的Excel表格 2、输入表格数据 （6） 依次单击“工具”→“选项”，打开“选项”对话框，去掉网格线和零值的显示，这样才能使其显示效果同Word中的表格。 3、嵌入或链接Excel表格至Word文档 （1） 复制Excel中建立的表格，在Word中，单击“编辑”→“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框。 3、嵌入或链接Excel表格至Word文档 （2） 若要嵌入表格，则在对话框中选择“粘贴”单选按钮，在“形式”列表中选择“Microsoft Office Excel工作表 对象”选项。也可选择“HTML 格式” ，最后单击“确定”按钮。 3、嵌入或链接Excel表格至Word文档 （3） 若要链接Excel表格，则在对话框中选择“粘贴链接”单选按钮，在“形式”列表中选择“Microsoft Office Excel工作表 对象”选项，最后单击“确定”按钮。 3、嵌入或链接Excel表格至Word文档 （4） 嵌入与链接的区别在于： 嵌入Excel对象时，如果修改源Excel文件，Word文件中的信息不会相应更改，嵌入的对象会成为Word文件的一部分，并且在插入后就不再是源文件的组成部分； 链接Excel对象时，如果修改源文件，则会更新信息，链接数据存储在源文件中，而Word文件或目标文件只存储源文件的位置，并显示链接数据。 3、嵌入或链接Excel表格至Word文档 （5） Word文档中最终完成的表格 总结（1） 1、Word制表特点： 1）可方便制作出不规范（即竖线不对齐）的表格，通常，一个只需要制作出外观的表格（即不用来计算、统计等）用Word方便些。 2）可将任一单元格拆分或合并。 2、Excel制表特点： 1）可迅速制作出比较规范（即竖线都对齐）的表格。 2）可以非常方便地对表格中的数据进行运算（公式或函数）、统计（分类汇总、筛选等），并可将表格中的数据转换成图表的形式。 3）只可以将多个单元格合并，却不能将一个单元格拆分，这个缺点在制作表格时带来了一定的不便。 总结（2） 通过Excel制作出较为复杂的数据处理类表格后，借助Word的“选择性粘贴”功能，在需要该表格的Word文档中嵌入或链接Excel表格，是二者充分合作的一个典型。 总结（3） 如何选用嵌入操作还是链接操作？ 链接对象与嵌入对象之间的主要区别是在，将数据放入Word 文件后，数据存储位置不同，数据更新方式不同。 由于嵌入时，信息完全包含在一个 Word 文档中，因此，当用户不想让信息反映源文件中的更改时，或者不想让文档收件人考虑对链接信息的更新时，适合使用嵌入。 如果担心文件的大小，则可使用链接操作；如果要包含单独维护的信息（例如由其他部门收集的数据），并且需要让该信息在Word文档中保持最新，那么也适合使用链接。 总结（4） 总之，当Word文档中需要复杂的数据处理类表格时，在建表过程中应着重把握以下几点： 1、对表格结构和数据进行细致分析，这是前提。 2、通过Excel制表，选用合适的公式和函数，这是重点。 3、在Word文档中嵌入或链接Excel