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电子文件整理方法与技巧 王健教授 中国人民大学信息资源管理学院 wj@ruc.edu.cn 电子文件带来的新问题 电子文件管理＝打印出纸质版本归档？ 电子文件与纸质文件有何不同？ 如何有效保管电子文件？ 在电子文件管理的初级阶段 如何快速便捷及时整理便于查找利用？ 内容＋目标 保存：及时迅速 整理：方便快捷 查找：准确快速 方法：易学易用 技巧：简单实用 复杂的事情简单化 简单的事情规范化 一、认识电子文件 电子文件（Electronic Records ／Documents ）： 以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。 —具有文件特征的数字信息， — 以数字信息为特征的文件。 电子文件三要素 内容：文件中所包含的表达作者意图的信息； 结构：文件内容信息的组织表达方式，如文字的 段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及 载体、附件等方面的信息。 背景信息：能够证明文件形成过程和文件之间相 互关系的信息，包括表示文件来源和传送目的地 的信息、与内容信息相关的其他信息，如发文者、 签署人、文件生成日期、收件者等。 电子文件的技术特性 非人工识读性 快！ 活！ 对系统的依赖性 方便！ 难管！ 信息的易更改性 效率高！ 易丢失！ 信息存储的分散性 信息的可转载性 载体的不稳定性 电子文件的种类—— 日趋多样 信息编码 文本文件 命令文件 数据文件 超文本文件 图形文件 多媒体文件 图像文件 流媒体文件 影像文件 数据库文件 声音文件 二、电子文件管理初级阶段 如何做好整理归档工作 立卷改革 双套制归档 双套制归档模式 同一内容的文件，既以电子形式归档保管， 也以纸质文件归档。 电子文件打印一份纸质版本归档； 纸质文件数字化一份电子文件归档。 传统立卷方式与新型整理方式之比较 对比项 传统立卷方式 新型整理方式 1. 基点 纸质载体／传统手工环境 电子文件／OA环境 2. 术语 文书立卷 归档文件整理 3. 理论基础 文件生命周期 文件连续体 4. 归档方式