如何准备环境社会及管治报告-HKEx.PDF

如何準備環境、社會及管治報告？ 引言 本文件載有一系列實用步驟、工具（ 《工具庫》，附錄一）和匯報指引（ 《環境 關鍵績效指標匯報指引》，附錄二），旨在協助發行人根據《環境、社會及管治 報告指引》（《主板上市規則》附錄二十七及《創業板上市規則》附錄二十）（「《指 引》」）開始進行環境、社會及管治匯報。 自2016年1月1日或以後開始的財政年度起，發行人須於年報或獨立的環境、社會 及管治報告中列明是否已遵守經修訂《指引》中每個層面的「一般披露」條文（屬 於 「不遵守就解釋」條文）。換言之，發行人必須於涵蓋2016年財政年度的年報 或獨立的環境、社會及管治報告中，披露《指引》中「一般披露」所要求的資料， 又或解釋為何沒有作出披露。 根據經修訂《指引》，「主要範疇A.環境」的 「關鍵績效指標」的披露責任將於 發行人2017年1月1日或以後開始的財政年度起提升為「不遵守就解釋」。換言之， 發行人必須於涵蓋2017年財政年度的年報或獨立的環境、社會及管治報告中，披 露《指引》中有關環境的「關鍵績效指標」所要求的資料，或解釋為何沒有作出 披露。 「不遵守就解釋」 對於屬「不遵守就解釋」規定的 「一般披露」條文或 「關鍵績效指標」，發行人 應決定其會 （透過披露資料）遵守規定還是解釋（為何不披露有關資料）。決定 要 「遵守」條文還是 「解釋」不遵守的原因時，發行人或可參閱 《工具庫》所載 的重要性評估 （見下文第五步）。 本文件及其附錄所載的步驟及程序非強制規定，本文件及其附錄 （《工具庫》和 《環境關鍵績效指標匯報指引》）僅供一般參考及指引。發行人各有獨特之處， 該因應本身情況制定自己適用的環境、社會及管治匯報步驟及程序。 1 準備環境、社會及管治匯報步驟 開始環境、社會及管治匯報過程前，董事會應考慮及釐定發行人的環境、社會及 管治策略、風險、管理方針、相關重要性及目標。董事會應訂立發行人的環境、 社會及管治報告的策略性目標，並參照此等目標準備環境、社會及管治報告。  第一步 環境、社會及管治工作小組 設立一個向董事會匯報的環境、社會及管治工作小組 （下稱「工作小組」），成 員包括高級管理人員及對環境、社會及管治有足夠知識的人員，負責進行內部及 外部重要性評核 （見下文第五步），以及撰寫環境、社會及管治報告。 工作小組應有清晰的職權範圍，當中包括董事會所指派的權力、進行內部及外部 重要性評核等不同工作的職權、工作範圍、以及發行人承諾負擔的成本及資源。  第二步 了解有關 《指引》的規定 工作小組應首先了解《指引》的匯報規定、董事會所釐定的發行人的環境、社會 及管治風險，以及董事會針對環境、社會及管治方面的策略。 工作小組需參照內部及外部重要性評核的結果，考慮是否披露《指引》中「不遵 守就解釋」條文所要求的資料（見下文第五步）。  第三步 匯報範圍 按照董事會釐定的環境、社會及管治風險，決定環境、社會及管治報告的範圍 ， 即發行人擬匯報哪方面的業務環節。範圍可按地理劃分（譬如匯報香港業務，但 不匯報中國內地或其他地區的業務），也可按業務劃分（譬如只涵蓋若干業務範 圍 ，而不匯報其他）。 環境、社會及管治報告應說明報告包括了發行人集團哪些實體及／或營運。若範 圍與往年有別，報告應闡釋不同之處及變更理由。  第四步 權益人參與 權益人參與是指一個參與咨詢過程，讓可能受發行人的決策影響、又或可影響發 行人推行決策的人士參與發行人事務 。 首先，制定主要內部及外部權益人名單，再了解他們提出的主要關注事項及期望。 工作小組可考慮採取以下做法 ： 2 4.1 諮詢發行人的各個部門（譬如企業傳訊／公共關係、人力資源、投資者關係、 銷售及市場推廣、採購、法律、政府關係等等），整理詳細完整的權益人名 單。 視乎發行人業務、行業及其他因素，外部權益人可能包括（但不限於）： - 投資者／股東／會員 - 客戶及潛在客戶 - 供應商／業務夥伴 - 僱員（譬如就人力資源部而言，僱員可能屬於外部權益人） - 政府及監管機構 - 非政府組織及游說團體 - 地方社區 - 競爭對手／同業 -