妥善处理客户个人资料-PCPD.PDFVIP

妥善處理客戶個人資料 ：給保險業界的指引 內容 1. 引言 2. 條例相關規定的概覽 2.1 何謂個人資料？ 2.2 六項保障資料原則 2.2.1 第 1 原則 – 收集個人資料的目的及方式 2.2.2 第2 原則 – 個人資料的準確性及保留期間 2.2.3 第3 原則 – 個人資料的使用 2.2.4 第4 原則 – 個人資料的保安 2.2.5 第5 原則 – 資訊須在一般情況下可提供 2.2.6 第6 原則 – 查閱個人資料 2.3 條例第34 條 – 直接促銷 2.4 保險機構及保險從業員的法律責任 3. 實用建議 3.1 《收集個人資料聲明》 3.1.1 《收集個人資料聲明》的內容 3.1.2 採取切實可行的步驟告知客戶 3.1.3 個案研究–印刷字體細小及承讓人的類別含糊 3.2 收集客戶的醫療資料 3.2.1 收集的資料不超乎適度 3.2.2 收集的方式合法及公平 3.3 收集身份證號碼及身份證副本 3.3.1 身份證號碼 3.3.2 身份證副本 3.4 聘用私家偵探調查保險索償 3.4.1 就私家偵探的作為負上法律責任 3.4.2 收集的方式合法及公平 3.4.3 資料屬足夠但不超乎適度 3.4.4 監控私家偵探 1 3.5 收集及使用個人資料作直接促銷 3.5.1 收集的方式合法及公平 3.5.2 不得改變資料的使用目的 3.5.3 個案研究 – 政府電話簿內的資料 3.6 保留客戶的個人資料 3.6.1 制定保留政策 3.6.2 個案研究 – 未能成功投保的申請人的資料 3.6.3 個案研究 – 前客戶的保險文件 3.7 使用客戶的資料作內部培訓 3.7.1 避免披露他人身份 3.7.2 個案研究 – 在培訓資料中披露保單持有人的身份 3.8 職員及代理查閱、儲存及處理客戶的個人資料 3.8.1 確保職員及代理具良好的操守、審慎的態度及足夠的辦事 能力的措施 3.8.2 客戶個人資料的查閱及安全儲存的監控 3.8.3 安全傳輸載有個人資料的文件 3.8.4 保險代理或代表在家中或辦公地方以外工作 3.8.5 個案研究 – 客戶資料在互聯網上外洩 3.9 處理查閱資料要求 3.9.1 個案研究 – 醫療報告載有其他人士的資料 3.9.2 個案研究 – 不應就依從查閱資料要求收取超乎適度的費 用 3.9.3 個案研究 – 法律專業特權 4. 結語 2 1. 引言 保險機構及保險從業員向公眾提供保險服務時，需處理大量的客戶個人資 料。他們必須了解及依從 《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」)就資料使 用者處理個人資料的規定。 本指引旨在協助保險業界於進行保險活動時在處理客戶個人資料的收集、儲 存、使用、保安及查閱資料要求方面依從條例的相關規定。 2. 條例相關規定的概覽