做好,让你的汇报更具价值整理版.doc

做好PPT，让你的汇报更具价值 【编者按】　　PPT是微软公司出品的办公软件PowerPoint的简称，是近年来应用十分广泛的演示文稿制作软件。利用PPT形式来撰写演示材料，并通过现场解说来宣导或汇报单项或多项工作，已成为公司内部特别是行政办公渠道工作人员采用最多的方法之一。　　2010年7月，应集团公司行政人事部和战略企划部邀请，麦肯锡公司咨询专家盛海诺先生先后两次为集团公司员工开设讲座，传授如何利用PPT来向上级汇报工作。他的演讲重点突出、简明扼要，具有较强的借鉴价值，对我们利用PPT来提高工作效率、增强汇报效果都具有很好的启示作用。为了帮助公司内部员工更好地利用PPT，本报特辟此专栏，把盛海诺的讲课内容整理成文，供大家分享。 心态篇 换位思考：假如我是领导　　制作用于向领导汇报工作的PPT之前，不要只从自身去考虑问题，考虑你能够提供什么，你想怎么汇报，而是要改变“以我为主”的习惯性思维方式，要明白你的受众是领导，要认真地思考坐在你面前的领导花了时间来听你的汇报，他们到底想了解什么，哪些内容能够给他们带来价值。只有清楚领导关心的关键问题是什么，才能使你的汇报百发百中。 只有一分钟时间　　汇报要切中要害，抓住关键，并给自己以紧迫感，力争在最短的时间内说明你最想要表达的主题。无论你的汇报时间有多长，都要尝试设想一下，如果只给你一分钟的时间，你应当从哪里开始，说哪几个重点，又应当到哪里结束。不妨设想一下自己正在参加一个“电梯测试”：你在楼顶与领导一起乘电梯下楼，到楼底将与领导分手告别。在电梯运行的这段时间内，你必须汇报完一件事情，完整而没有遗漏。你能做得到吗？ 明确目的　　永远也不要忘了我们向领导汇报的目的是什么？PPT是一种演示文件，我们要通过它来介绍情况、反映问题、提出思路，并最终达到解决问题的目的。如果我们只是满足于演示PPT文件，却并不围绕最终要解决的问题，结果必然使汇报材料支离破碎，使汇报成为一场纯粹的幻灯片演示，这于工作无益。如果在汇报前你并不明确本次汇报的目的，建议你不如暂时先不要汇报。 给领导时间　　用PPT形式汇报工作之前，一定要提前（一般三天以上）完成汇报材料并发给领导，以便领导能有时间事先准备。如有可能，可以事先与主要领导取得沟通。通过这样的沟通，既可以了解领导关心的关键问题在哪里，便于对PPT作及时的充实与修改，还可以使领导对你汇报的内容事先有大概的了解。 内容篇 做好开场白　　借用PPT演示来汇报工作时，首先要做好开场白。开场白可以围绕“4P”来进行（图一）： （图一）　　Purpose（目的） 告知领导我们为什么聚在这里；帮助领导尽快将你的汇报与他熟悉的背景相联系。　　Payoff（收获） 告知领导他们可以从你的汇报中得到什么，以及你希望从领导那里得到什么指示。　　Preview（概述） 把汇报内容概括地呈现在一页纸上，并用最短的时间介绍你所做报告的框架，通过“一页纸、一分钟”让领导明白你的全部要点。　　Process（流程） 简要说明汇报包括哪几个部分，每一部分大概需要多长时间；并说明何时接受领导提问，供大家讨论的时间安排在哪一部分。 从结论着手（金字塔原则）　　领导不希望听到怎样的汇报？我们来看这样一个事例：　　“为您在预定旅馆会议用房出了问题。现在我只能预定周二及周三晚间的客房，因为周一晚间该旅馆已经客满。我已尝试了其他几家旅馆，但是因正举办电子交易会而一无所获。根据夏季时刻表，周二上午有个9：30的航班。到达时间为当地时间10：30。由于会议在中午举行，而从机场到会场的路程只需1小时左右，因此您仍然可准时到达。旅行社已为您预定了座位，以防万一。顺便问一下：您的结婚周年纪念日不是正好在周一吗？”　　在上述例子中，领导能够明白你想告诉他什么吗？领导知道他应该做什么吗？　　这是汇报者往往容易犯的错误：不厌其烦地向领导汇报工作的过程，以表明自己做了大量的工作，而没有马上让领导了解他真正关心的部分。　　有效的汇报必须让领导立刻明白主要的建议方案。我们可以比较一下提出建议方案的两种路径，孰优孰劣一目了然（图二）。 图二 图三 　　从汇报材料结构到具体汇报的语言使用，我们必须有意识地使用金字塔原则实现自上而下的沟通。　　金字塔中的论据需要满足MECE原则（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive），即“相互独立，统一完整”原则（图三）。这是麦肯锡思维过程的一条基本准则。“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的，“完全穷尽”则意味着全面、周密。对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏地分类，而且能够借此有效地把握问题的核心，并快捷地找到解决问题的方案。 根据目的设计故事（ACCA概念）　　最为成功