文书档案管理细则推荐.docxVIP

文书档案管理细则一、主要内容及归档范围1、法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发出的各种标准、规章制度等。2、公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、项目实施计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各类命令、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明，以及各类技术人员执业资格证书等。8、汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9、劳资人力资源资料。包括公司各部门的人事任命、调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、电子、声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以电子、声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料、日常形成的电子档案等。11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料、工程相关各单位往来文件等。二、档案管理机构1、管理机构：行政人事部、财务部、总经办2、文书结案后，原稿由公司行政人事部专门人员归档，三年以内的存总经办，三年以上的移存档案室；财务档案由财务部立卷单独存档。3、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。三、档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。四、档案的收集：就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由行政部及公司下属部门和个人定期协同进行整理、立卷、归档。四、立卷归档的时间1.凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政部立卷归档。2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的业务部门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。五、立卷归档的要求1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政部立卷归档。2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。4、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。5、填写案卷一律用签字笔或打印，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。6、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司经营活动状况和面貌。7、立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。8、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。9、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。10、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。11、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。六、档案的借阅1、档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外部人员在经过公司领导批准情况下，可查阅非保密档案。2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和保密档案，须经公司领导或原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。5、档案室证明材料只能证明某事在档