文书与档案管理基础第四章 文件的整理和归档详解.pptVIP

* 四、案卷质量 （一）案卷质量要求的总原则 案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 （二）案卷质量的一般要求 1．要符合规范化、标准化 2．归档的案卷应齐全完整 * 四、案卷质量 （三）案卷质量的一般内容 （1）组卷合理。 （2）保管期限划分准确。 （3）卷内文件的排列合理。 （4）卷内目录清晰。 （5）备考表填写完整。 （6）案卷封面填写清楚。 （7）案卷题名拟写准确。 （8）档号编制正确。 （9）装订结实整齐。 （10）字迹材料符合耐久性的要求。 * 一、立卷改革 （一）立卷改革卷工作的目的与方向 1．立改革的目的 （1）简化立卷方法。 （2）立卷技术的普及。 （3）立卷工作现代化。 2．立卷工作改革的方向 （1）改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和 手段相适应。 （2）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。 （3）立卷工作与档案工作一体化。 * 一、立卷改革 （二）几种简易立卷方式的简介 1．“一事一卷” 2．“立纯卷” 3．“立薄卷” 4．“以件代卷” * 二、《归档文件整理规则》 （一）《归档文件整理规则》编制目的与原则 1．编制目的 由国家档案行政管理部门制定统一的标准和方法，对归档文件整理工作加以引导和规范。 2．编制原则 （1）简化原则。 （2）兼容原则。 （3）灵活性原则。 （4）前瞻性原则。 * 二、《归档文件整理规则》 （二）归档文件整理概述 1．归档文件整理 归档文件的整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化。 2．名词术语 （1）归档文件。 （2）归档文件整理。 （3）件。 3．归档文件整理的原则和要求 * 二、《归档文件整理规则》 （三）归档文件整理方法和步骤 1．装订 2．分类 3．排列 4．编号 5．编目 6．装盒 * 二、《归档文件整理规则》 （四）备考表 1．备考表结构 备考表是记录和反映档案盒内文件档案整理情况和保管状况的一种文件材料。备考表的结构包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 2．备考表的项目及其内容 （1）盒内文件情况说明。 （2）整理人。 （3）检查人。 （4）日期。 * * 第三节 立卷改革和《归档文件整理规则》 第一节 文件的归档范围 第二节 立卷工作 * 一、机关文件材料的归档与不归档范围 （一）机关文件材料归档范围 1．上级机关文件材料的归档范围 2．本机关文件材料的归档范围 3．同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围 4．下级机关文件材料的归档范围 * 一、机关文件材料的归档与不归档范围 （二）不归档文件材料的范围 1．不归档的上级机关文件材料的范围 2．不归档的本机关文件材料的范围 3．不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围 4．不归档的下级机关文件材料的范围 * 二、企事业单位文件材料归档范围 （一）确定企事业单位归档范围的标准 确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有保存价值。 （二）确定企事业单位文件材料归档范围的基本方法 1．研究和分析本单位各项工作和活动的具体办理内容和程序，从而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的具体条目。 2．针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值，考虑到具体工作利用的实际需要，逐一确定每个具有保存价值、应当归档的文件材料及其保管期限。 3．要从本单位长远发展的需要出发，确定文件材料的归档范围。 * 一、立卷 （一）立卷的概念和含义 1．立卷的概念 文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。 2．立卷的含义 （1）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。 （2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。 （3）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 * 一、立卷 （二）立卷特征及其运用 1．立卷特征 （1）按文件的问题特征立卷。 （2）按文件的作者特征立卷。 （3）按文件的名称特征立卷。 （4）按文件的时间特征立卷。 （5）按文件的地区特征立卷。 （6）按文件的通讯者特征立卷。 （7）按文件的其他特征立卷。 * 一、立卷 （二）立卷特征及其运用 1．立卷特征 2．立卷特征的灵活