第3章 办公室事务管理 管理秘书实务（第二版） 教学课件精选.pptVIP

时间表大体可以分为五类: ①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * 时间表的编制方法 ①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 ③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * 3.4.2日程安排 　 1.日程安排的内容 　　　　（１）各种接待、约会。 　　　　（２）商务旅行活动。 　　　　（３）参加各类会议。 　　　　（４）到车间进行实地检查或指导。 　　　　（５）组织的各类重大活动的安排。 　　　　（６）领导私人活动的安排。 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * ２.日程安排的基本要求 　　（1）统筹兼顾 （2）安排规范 　　（3）效率原则 （4）突出重点 　　 （5）留有余地 （6）适当保密 　　 （7）事先同意 　 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * 3.日程安排的形式 年计划表、月计划表、周计划表、日程表 4.注意的事项 以记叙、说明为主要表达方式。 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * ５.日志系统 （1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。 （2）日志的编制与管理 手工填写的工作日志 电子工作日志 　 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * （3）手工填写的工作日志的管理 对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。使用时的工作方法是： 第一，提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早再修定和补充； 第二，提前在自己的日志上也清楚标出自己当日应完成的工作； 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * 第三，输入或填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后，再用水笔正式标明，还可以使用不同色彩的笔填写； 第四，输入或填写的信息要完整，要标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息； 第五，输入或填写的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司； 第六，在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作； 第七，在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实； 第八，协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * 工作日志的样式 工 作 日 志 2008年8月17日 星期一 时间 工作内容 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * 秘书人员的日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：  ①上司的各项活动需要秘书人员协助准备的事宜，例如为上司某某会议准备发言稿、会议议程、订机票；为上司的某某会谈草拟合同和订餐等。 ②上司交代自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。  ③自己职责中应做的工作、活动，例如撰写半年工作总结，参加值班等。 3.4效率与时间管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 * （