[理学]ACCESS2003所有ppt7第2章 6.ppt

2.6 使用与编辑数据表 2.6.1 更改数据表的显示方式 2.6.2 更改数据表中的数据 2.6.3 排列数据 2.6.4 查找数据 2.6.5 筛选数据 2.6.6 高级筛选/排序 2.6.1 更改数据表的显示方式 1.改变字体 选择[格式]|[字体]命令，将弹出[字体]对话框，根据用户的需要进行选择。 2.设置单元格效果 其操作方法如下: 选择[格式]|[数据表]命令，弹出[设置数据表格式]对话框，如图所示。 [单元格效果]：该选项组中有[平面]、[凸起]、[凹陷]3个单选按钮，用户可以根据需要选择适当的选项。 [网格线显示方式]：该选项组包括[水平方向]和[垂直方向]两个复选框，Access 2003在默认情况下两项都是选中的，即显示出横竖交错的网格。 [背景色]：单击其下拉列表框右侧的下三角按钮，可以在下拉列表中选择适当的颜色作为背景颜色。 [网格线颜色]：单击其下拉列表框右侧的下三角按钮，可以在下拉列表中选择适当的颜色。 2.6.2 更改数据表中的数据 用户对数据的修改包括以下几个方面内容： 插入数据 修改数据 替换数据 复制数据 删除数据 1.插入数据 行选定器上的不同符号有不同的意义： 三角形表示该行为当前操作行。 星形表示该行为表末端的空白记录，可以用来输入新纪录。 铅笔形表示该行正在输入数据，或者正在修改数据。 锁形表示该行已被锁定，用户只能察看，而不能修改数据。 2.修改数据 在修改之前，必须选择所要修改的数据，使该字段值处于选中状态，然后直接输入修改后的数据。如图所示。 2.修改数据 需要注意： 当修改某一行记录时，当时修改的只是屏幕上的显示，并没有将要修改的数据真正保存到数据库中，只有将光标移动到下一条记录时，用户对该记录的修改才被保存下来。如果要撤销修改，只要按Esc键即可。 3.替换数据 如果想把数据表中的某个数据替换为另一个数据，可以进行下面的操作： （1）在数据表视图中选中要替换的字段内容，然后选择[编辑]|[替换]命令，弹出[查找和替换]对话框，如图所示。 （2）在[查找内容]下拉列表框中输入被替换的数据内容，在[替换为]下拉列表框中输入要替换成的内容。用户可以在[查找范围]下拉列表框中选择查询的范围。在[匹配]下拉列表框中可以指定匹配方式；字段任何部分、整个字段、字段开头。 （3）如果只查找不替换，则单击[查找下一个]按钮。如果要替换已找到的数据，则单击[替换]按钮。如果要全部替换所找到的数据，则单击[全部替换]按钮。 4.复制、移动数据 Access 2003可以利用Windows剪贴板的功能来复制或移动数据，其操作如下： （1）在数据表视图中选中所要复制或移动的字段，然后选择[编辑]|[复制]（[移动]）命令，或按Ctrl+C(Ctrl+X)键，将选中的字段复制到剪贴板上。 （2）切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置，然后选择[编辑]|[粘贴]命令或按Ctrl+V键，将剪贴板中内容粘贴到该处。 5.删除数据 删除记录的操作步骤如下： （1）在数据表视图中用鼠标单击要删除的记录的行选定器，如果要选择多行连续记录，可以按住鼠标左键，拖动过要选的记录。选中的记录呈反白显示，如图所示。 （2）选择[编辑]|[删除]命令，或直接按Del键，将选中的数据删除。删除之前Access 2003会给出提示，让用户进行确认，因为删除后的数据无法复原。 2.6.3 排列数据 Access 2003 根据主键字段中的值自动排序记录，用户也可以按照以下一种操作进行排序： 单击工具栏[升序排序]按钮或[降序排序]按钮； 选择[记录]|[排序]|[升序排序]或[降序排序]； 右击该字段并从快捷菜单中选择[升序排序]或[降序排序]命令。 排序规则（以升序为例） 按字母顺序（从A到Z）排列文本值，从最早到最晚排列日期/时间值，从最低到最高排列数字和货币值。 2.6.3 排列数据 2.6.3 排列数据 将记录恢复其原来的顺序，选择[记录]|[取消筛选/排序]命令。 对子数据表的排序，单击数据表右侧的“＋”（扩展指示符）来显示子数据表，然后执行上述任何一种操作（如图所示）。 若要用两个以上的字段排序，这些字段在数据表中必须相邻。如果不相邻，需要用户进行手动调整（如图所示）。 对于文本型中的数字，要在数值前面填充零以使字符串一样长来保证正确排序。 2.6.3 排列数据 2.6.3 排列数据 2.6.4 查找数据 在数据表视图中查找指定的数据，操作过程： 选择[编辑]|[查找]命令，或单击工具栏上的[查找]按钮，弹出[查找和替换]对话框，如图所示： 2.6.5 筛选数据 筛选数据：将符合筛选条件的数据记录显示出来。筛选方法有如下5种：