[应用文书]第一节 会议概述.doc

第一节 会议概述 一、 会议的涵义 1、会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 通常有2人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，提高会议解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 2、会议的要素：会议的组成因素，可分为基本要素和选择要素两大类。 基本要素就是所有会议必有的要素。包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者与会者、主题、议题、日程等。 选择要素可选择的，但并非所以会议所共有的要素，包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。 二 、会议的种类 根据不同的标准，常见的会议有 按组织的类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议。 按时间方面的规定性，可分为定期和不定期两类。 按出席对象分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等。 按功能性质可分为法定性会议（指组织按照法规召开的具有法定效力的会议，一般有审议报告和决定重大事项的职能）、决策性会议（指组织和企业的领导人员对工作中的重大问题集体讨论作出决定的会议，必有决议、决定）、执行性会议（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性会议（发布会、说明会）、学术性会议（为研讨和传播学术问题而召开的会议，如研讨会、论证会、审定会）、协商会商性会议（指以协商商议事项为主要内容的会议）、显示性会议（报告性、谈判性、动员性、纪念性等）。 三、 会议的功能 会议功能就是会议活动所能发挥的作用。 决策功能：着是会议的基本功能。按照管理科学化的要求，在全部会议活动中，有70%的会议应该是用来解决“干什么”、和“怎么干”这种具有决策功能的问题。 分权功能：就是通过会议的形式，把一个问题交由多数人共同讨论、共同决定。在现代社会里，人们赖以生存的社会环境和认识对象日益复杂，使人的认识负担加重，认识和解决一个问题的方法和主意很难集中在一个人的脑子里，只有吸引更多的人的参与，由大家共同努力才能完成。这样，就需要通过会议的形式，把特定的权力交给每一个参加会议的人，以便上大家对所研究、所决定的问题共同发表意见，共同承担责任，共同行使参与和控制的权力。 交流功能；在会议过程中，与会人员相互之间通过直接地交换意见，实现相互之间信息的共享。 协调功能：通过会议消除与会人员相互之间的差异，并在共同的目标引导下，达到认识的统一和行动的一致。 显示功能和晓喻功能。 第二节 会务工作的具体内容 所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称。 一、 指导会务工作的原则 1.准备充分。 2.组织严密。 3.服务周到。 4.确保安全。 二、大中型会议的组织工作 各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。 大中型会议工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节：　 ①会议预案 ②会议文件准备 ③会议通知 ④会前检查 ⑤会间调度 ⑥会后整理 (一)制定会议预案 所谓会议预案就是会议的筹备方案，在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。 会议预案一般包括以下内容： 1. 会名 2. 会议时间 3. 会场 开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。 4. 出席范围 5. 会议票证 6. 会议筹备班子的职责分工 （一般来说，大中型会议应成立相应的会议筹备班子，明确其职责分工，做到人有专职，事有专人，既分工负责，又协同配合。在会议秘书长统筹下会议工作机构通常有：秘书组：负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。资料组：负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。组织组：负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。宣传组：负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录象等工作。后勤组：负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。保卫组：负责重要会议的安全与保密工作。） 7. 会场布置 此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、菜水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。 8. 主席台 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。 9. 会议议程 会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。 10. 经费预算 会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。 以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列