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外贸邮件知识 A. 查一下发件人的 IP 右键单击收到的邮件，选择属性－详细信息 B. 如果你的网站有计数器，同时可以参考一下计数器里面的 IP 记录，看看是不是有这个 IP 浏览过你 的网站C. 看看客户发来邮件的时间，根据时差判断客户发送邮件的时间 D. 看看客户在邮件里面是否留了详细的联系资料，如果有网址，详细电话传真地址等，一般比较可信， 对于资料不全的，可以问问他的联系资料，猜测有问题的，可以发送传真或者电话询问一下。打电 话给客户会让客户觉得你比较重视他，哪怕只是说明一下收到了他的讯盘，有利无害。E. 第五，分析客户讯盘的内容，如果有具体的规格，详细的要求，这类客户比较有价值，如果只是笼 统的要样本价格单什么的，比较没什么意义，至少短期没什么价值。 对于使用 YAHOO, HOTMAIL 邮箱的讯盘，多留心。 F. 如何撰写一封规范的邮件: 1．使用统一的信纸，最好有公司的商标，主要产品的图片类别等等，很方便就可以做一个，网 络[url=]下载[/url]的信纸不太适合商务使用。 2．格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式： （1）邮件主题最好有公司名字等，比如公司名字是 EXPORT，行业是 PLASTIC，这封邮件的 内容是给一款产品报价，那么主题可以写 Export Plastic/quotation of item A. 这样有一个好处， 可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息，对于来往邮件很多的客户，开始的时候我往往要 花很多时间去查找以前的报价以及其它资料， 但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么， 节省很多时间。 （2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。 （3）第一封邮件最好写上 Mr.或者 Ms.某某，职位写 SALES MANAGER 等，不管你是不是经 理，写上没关系，你职位高客户会觉得把他当回事，有好处。 （4）落款有公司标识以及详细联系资料 3．版面整洁，在 OE 里面将撰写邮件的字体，字号（10－12 号比较好）都设置好，不要一会 大字一会小字；也不要花花绿绿的，特别是不要全篇都是大写字母，会增加阅读的难度，让人反感。 除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写，加粗，特殊颜色等突出显示。4．拼写无误，在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误 5．表述准确，能够准确表达我方的观点，不要使客户产生任何的歧义，尽量避免有歧义的单词 或者短语，尽量避免使用俚语等。6．详细，能够提供给客户非常详细的资料，回答他的问题，并将他没有问到的问题提出来。 有 时候你提出的问题会让客户觉得你很细心，很可靠而且非常专业。当然，详细并不是说一股脑的将 所有东西都托盘而出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。 7. 有条理， 能够让客户清楚地明白邮件内容， 谈完一件事再谈另外一件， 混在一起会让人头晕。 很多时候，用 1，2，3，4 等标出来你要说的东西会非常有用，客户很清楚就知道你要说或者问什 么。 8. 方式多样，比如配合作图说明，照片说明等，往往很多事情用语言很难说清楚，但是如果给 一张图纸，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你说你如何玉树临风，说再多什么用，来张 PP 不就明白了？ 9. 及时，做到当天邮件当天答复，在收到邮件后应该马上整理出自己不能解决的技术问题，及 时提供给技术部门或者供应商，要求他们在什么时候给予详细答复。养成一个好习惯，在早上收到 邮件后，整理出哪些需要询问技术人员或者供应商的，将问题给他们后，再来回复能够回复的邮件。 如果不能当天答复，给客户一个说明，为什么答复不了，并承诺一个明确的时间。 10. 适时跟踪，一般客户都是同时询问很多的供应商，所以要适时提醒他你把他放在心里，并 让他知道你在等待。比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发，可以发送给很多客户，或许机 会就在那里。 11. 学会维护和客户的关系，这个是最难的一点，同时也是最重要的，需要自己体会。坦诚对 人，不要欺骗，基本的一点。适当的恭维也很有用。 G 如何保存邮件 基本我们用 OE 的比较多，邮件多了，往往找什么找很久，另外或许一次重装电脑，什么都没 有了。所以，学会管理邮件。 1．在 OE 里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，遇到重装电脑的时候很容易丢，所以可以更 改到非系统盘，点击工具－选项－维护－存储文件夹，将文件夹更改到非系统盘。 2. 在 OE 里面，按照客户姓名或者地区等，新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里 面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。 重要客户的重要邮件，应该及时保存到安全的地方，单封邮件用另存为即可，如果多封邮件， 可以全部选中，按