电子公文操作手册-树人医护管理专科学校.DOC

電 子 公 文 系 統 線 上 簽 核 操 作 手 冊 台南總公司：710台南縣永康市中華路1-54號10樓 電話：06-3136588 傳真：06-3117130 台北分公司：115台北市南港區園區街3-2號5樓之3（H棟） 電話：02-278933798 傳真：02目錄 一、系統範圍--------------------------02 二、系統作業流程圖及作業程序----------03-07 三、系統環境設定----------------------08-11 四、登入系統/個人資料設定-------------12-22 五、公文製作--------------------------23-38 六、承辦人作業------------------------38-42 七、承辦單位主管作業------------------43-47 八、公文會辦------- ------------------48-53 九、登記桌分文作業-- -----------------54 一、系統範圍 本電子公文系統的主要功能項目如下： （一）公文製作：為研考會規範標準格式包含創簽、函、書函、令、開會通知、公告六大類公文格式，及貴校內部書函、內部開會通知、內部公告。 （二）登記桌作業：此作業為權限管制必須有登記桌作業權限人員才有的作業功能。 1.分文作業－外來文文書組分文至承辦單位的公文。 2.會辦作業－其他單位承辦人流程傳送會辦單位的公文。 （三）承辦人作業： 1.流程公文－由他人會辦的公文存放資料夾。 2.經辦公文－自己承辦的公文且未簽核傳送、已傳送且已判行、已傳送未判 行或退回等公文存放資料夾。 3.公文追蹤－自己承辦的公文已傳送且在流程中的公文清單資料夾。 （四）公文查詢：自己承辦的公文其流程皆已結束，並執行內部存查、送文書組結案、送文書組結案等作業之公文資料。 1.內部存查－提供公文查詢、連結瀏覽、列印及複製功能。 2.收文公文－提供公文查詢、連結瀏覽、列印功能。 3.發文公文－提供公文查詢、連結瀏覽、列印及複製功能。 （五）公文管理：此作業為權限管制，必須有總收發作業權限人員才有的作業。包含單位基本資料、部門組織架構、人員帳號權限等設定，總收發前置作業、發文登錄、收文登錄、點收作業、歸檔調卷作業及相關統計報表等作業。 （六）資訊管理：個人電話、E_mail、常用詞彙、正副本群組及預設公文流程等基本資料設定。 二、系統作業流程圖及作業程序 （一）對內簽呈作業流程圖 （二）收文存查作業流程圖 （三）發文函稿作業流程圖 （四）外來文流程簽核作業程序 （五）發文流程簽核作業程序 三、系統環境設定 瀏覽器安全性設定-將電子公文網址(要以IP方式)加入信任網站瀏覽器IE/工具/網際網路選項/安全性/信任的網站設定輸入： .tw 然後按下新增，然後確定。 此區域內的所有網站需要伺服器驗證(https:) 內不可有勾選符號 3.瀏覽器IE/工具/網際網路選項/安全性/此區域安全層級設定 預設層級為-中低安全性 4.Windows XP SP2版本的設定瀏覽器IE/工具/網際網路選項/隱私權/封鎖快顯視窗功能取消 5.瀏覽器IE工具列設定瀏覽器IE/檢視/工具列-取消非IE標準外掛的選項如「Google」、「MSN」或「Web Search」等不同種類工具列把打勾取消 6.清除所有網路暫存檔瀏覽器IE/工具/網際網路選項/一般，點選刪除Cookie選項以清除網路暫存檔。 7. 瀏覽器IE/工具/網際網路選項/一般，點選刪除檔案選項及離線檔案內容，以清除網路暫存檔。 8.列印作業設定/相關系統文件資訊網頁 8.1本系統相關公文列印拋轉程式為Acrobat，所以欲執行本系統公文列印作業，必須安裝Acrobat Adobe Reader 5.0以上。 四、登入系統/個人資料設定 （一）一般身分登入 1.瀏覽器IE→公文主機環境網址 .tw:8080/eDoc → 輸入您的帳號與密碼後→按下登入系統 ◎亦可從學校首頁/行政單位/資訊圖書處/電子資訊組/行政服務系統/電子 公文系統。 2.登入系統後出現的待辦及稽催公文畫面， 提醒承辦人員是否尚有公文尚未處理 （二） 1.如果使用者具有多重身份的情形， 於登入系統後會出現的兼職選項畫面， 請選擇其中一個身份登入。 待簽核：為『承辦人作業』選項之「流程公文」功能及「經辦公文」功能資料夾下，所需簽辦的公文數量統計。 逾期公文：為外來文自文書組最後一次分文日期起算，依其公文速別(最速件一天、速件三天、普通件六天)系統計算其限辦日期，若超過其限辦日期尚未辦理，系統將自動