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办公室会务管理（本节主要内容） 一、一般会务工作 （一）、什么是会议？ （二）、会议的要素 （三）、会议的分类 （四）、小型会议的会务工作 （五）、大中型会议的会务工作 二、会见和会谈中的事务工作 三、公务仪典中的事务工作 四、宴请活动中的事务工作 所谓会务，从字面上讲，它是会议事务的简称，它包括筹划准备、组织服务、善后落实工作。就其实质而言，任何一次会议的召开，会务工作可分为政务和事务。 秘书在会议中主要从事对会议政务的辅助工作和会议事务工作。 一、什么是会议 1、“会”就是聚会、会合、集会；“议”就是商议、商讨、议论，就是讨论和研究问题。会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。 2、《现代汉语词典》中：一是指有组织有领导地商议事情的集会。如厂务会议、工作会议等。二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构和组织。如：中国人民政治协商会议等。 3、美国《韦氏新大学词典》中：会议是一种会晤的行为和过程，指的是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。 4、会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为方式的群体性活动，是把人们组织起来讨论和研究的一种社会活动方式。 二、会议的要素 1、会议名称：确定名称一是明确主题，二是便于必要时制作会标。它包括：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题以及会议的类型 2、会议时间：开会时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间等。 3、会议地点：开、闭幕式地点，讨论地点等 4、会议主持者：主办部门和会议的主持人 5、会议参与者：出席者、列席者、特邀成员、旁听成员等 6、会议议题：包括会议的主要要解决的问题和其它要上会讨论的问题等 7、会议形式：指会议进行的具体方式方法，如是讨论还是座谈，是演讲还是报告等。 8、会议文书：包括会议通知在内的一切会议材料。 9、会议结果：会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤等。 10、会议费用：会议的必要支出。 三、会议的分类 1、按会议的规模分：特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议、微型会议、 2、按会议内容含量分：综合性会议和专题性会议 3、按会议召开的时间分：定期会议和不定期会议或长期、中期、短期 4、按会议的级别分：中央与地方，高层与基层，董事会与总裁会、经理会等 5、按会议秘密程度分：公开会议、内部会议、机密会议等 6、按会议性质分：决策会议和非决策会议 7、按与会人员集中与分散情况分：直接面对面、间接面对面（电视和网络）、不见面会议（广播和电话） 8、按与会者国籍不同分：国内会议和国际会议 9、按与会者国别或与会各方的数量分：双边会议和多边会议 10、按会议内容所涉及的范围分：经济工作会、文化工作会、经验交流会等 11、按会议的轻重缓急程度不同分：紧急、重要、一般会议 一般说来，会议的规模越大、级别越高、论题越重要，会务工作就越繁杂 特大型会议：万人以上；大型会议：千人至万人；中型会议：百人至千人；小型会议：数十人至百人；微型会议：三人至十人。 综合会议：如人民代表大会、职工代表大会；专题会议：如经验交流会、招生工作会等。 定期会议：如办公例会、调度会等；不定期会议：如研讨会、紧急会议等。长期为10天以上、中期为3到10天、短期为1天以下。 公开会议：如运动会、联谊会、庆祝会等；内部会议：如营销策略研讨会等；秘密会议：如企业发展战略研讨会等。 决策会议：如立法会议、党务会议、行政会议等；非决策会议：如业务会议、动员宣传会、纪念会、新闻发布会等。 四、小型会议会务工作 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全 （一）会前工作1、明确要点：会议的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会期等。作为例会，常常是上一次会议结束时有所交代的，秘书要留意。2、议题准备：上级文件、机关内部文书、规章制度、数据图表、会前调查以及其它有关的资料等 质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则 一方面要把讨论的议题告知参会者，为领导的讨论发言提供准备，另一方面要为会议的讨论提供方向性的资料，促使会议有议必决。 3、安排会议议程：事关重大的，需要大家动脑筋进行讨论的，一般放在会议开始；部分人员的议题放在前面，全体人员的议题放在后面；小型会议一般安排在上班开始半小时后，不超过100分钟；有的中间可以安排一次短暂的休息。 科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则。4、会议通知：口头通知、电话通知、书面通知（黑板、文件、邀请信、请柬）、网络通知（飞信、QQ、电子