仕様书1件名永年保存文书目録化支援业务委托2履行-豊岛区.PDFVIP

仕 様 書 １ 件 名 永年保存文書目録化支援業務委託 ２ 履行期間 契約締結日から平成３０年３月３１日まで ３ 履行場所 豊島区指定場所 （豊島区池袋を予定） ４ 目 的 豊島区が外部倉庫で保存している約2,500箱の永年保存文書について、検索性の向上 と今後の歴史的公文書の選別・収集事業の推進を目的として目録化を行う。 ５ 委託内容 （１）本区指定場所における作業 本区指定場所において、指定された時間帯に下記作業を行う。 ・作業時間帯 午前９時～午後５時の間 （２）永年保存文書の整理に関する支援 ① 作業場所に運び込んだ文書箱の出納管理を行う。 ② ほこり等、容易に取り除ける汚れは取り除き、資料状態の確認を行う。 ③ 物理的に劣化 ・破損している資料については公文書等専門員と協議すること。 （３）永年保存文書目録データ項目の設定及び作成 ① 事業を行うに当たって個人情報等保護のため 「別紙特記事項」に従い資料を取り 扱うこと。 ② 目録データ項目の設定については、資料が主に行政文書であることを想定して目 録データ項目を提案すること。なお、目録データ項目については契約締結後、提 案を参考に協議の上決定する。 ③ 整理及び目録作成を適正に実施するため、アーカイブズに関する一定の知見のあ る者を必要に応じて配置すること。 ④ 資料の内容によって細目録を採取する必要がある場合、また複数資料を1 点とみ なした方が合理的である場合など、特殊な対応が必要な資料を処理する際は公文 書等専門員と協議を行う。 ⑤ 目録は今後継続的に追加・更新を可能とするためにMicrosoft 社Excel で作成す る。 ⑥ 目録作成のための機材等については事業者が用意する。 （４）目録化する文書量 おおよそ段ボール箱（400 ×320×280/ｍｍ）500 個程度 ６ スケジュール 契約締結後、事業者は速やかに業務スケジュールを提示し、区と業務内容について協 議のうえ承認をえること。また、業務の進捗状況については随時区に報告すること。 ７ 成果物 報告書３部、電子データ一式 提出期限：平成３０年３月３１日 ・電子データについては、以下のとおりとすること。 ① Microsoft 社Excel 形式のファイルをハードディスクに保存し納品すること。 ② 納品媒体は事業者が用意し、最新のアンチウイルスソフトウェアにより、納品前に ウイルスチェックを行うこと。 ８ 支払方法 業務の履行確認後、受注者からの書面による請求に基づき一括で支払うものとする。 ９ その他 （１）業務の実施に際し、業務日程及び業務内容については事前に区と協議すること。 （２）受注者は、本業務委託履行上得られたデータ及び情報等について、区の許可無く して第三者に知らせてはならない。また、他の個人・団体等の資料を引用する場 合、著作権者の承認などを得ること。 （３）本件委託業務のために、作成した報告書や目録等の著作権、版権は豊島区に帰属 する。 （４）本仕様書に記載のない事項等で疑義が生じた場合は区と協議し、これを定める。 ８ 担 当 事務局：豊島区総務部 総務課 法務・文書グループ 電 話：０３－４５６６－２５５３ （直通） 別紙 特 記 事 項 （基本的責務） 第１条 永年保存文書目録化委託業務の受託事業者（以下「乙」という。）は、個人情報 の保護に関する豊島区（以下「甲」という。）の施策に協力するとともに、個人情報の 保護の重要性を認識し、受託業務の処理に当たって個人情報を取り扱うときは、個人の 権利利益を害することのないよう最大限の配慮をしなければならない。 （取り扱う個人情