试议档案信息电子化的建设与服务.docVIP

浅议档案信息电子化的建设与服务摘要：档案信息电子化是科技发展的结果和社会变革的趋势，这必然促使档案管理工作转变机制，创新服务方式和利用的手段、加强联合、注重反馈、拓宽领域，做到科学准确，优质高效。关键词：信息电子 档案管理 服务利用 科学准确随着计算机技术在各个领域的普及应用和因特网的迅猛发展，人类社会进入了信息时代和电子时代。近些年来，办公自动化的日益推广，以及档案管理中计算机技术的广泛应用，使我国档案管理工作的形式也发生了重大变革。人们社会活动的记录（图、文、声、像）大都产生于电子工作环境，相互交流的手段和信息的传递也将从纸质走向电子载体，大多数纸质文件被电子文件所替代，由此形成了档案信息电子化管理模式。一、档案信息电子化的发展趋势及需求1 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。但不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精、去伪存真”的过程，使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，使用户获得更为完善的服务。2 档案信息电子化可改善档案管理工作。目前，档案的保管、利用与形势发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，只有实现档案信息电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。3 档案信息电子化是为了适应社会的强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速及时，社会广大公众对档案信息需要量不断增加。实现档案信息电子化，对各界人士查阅有用信息更为方便，这就迫使档案信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检查和提供利用的手段，通过现代化、多功能的服务措施，把档案信息及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案信息电子化的建设步骤1 建立档案数据库：第一步，输入文件级目录，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息电子化，只有实行电子化，才能确保原件的永久保存。2 建立档案馆（室）网站。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现信息资源电子化，使电子文件信息资源共享，档案信息服务网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。3 加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏档案信息电子化最主要的来源。以前，档案馆（室）只移交纸质档案和纸质文件目录，现在可以要求进馆（室）实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，这样就能推进档案馆（室）的档案信息电子化进程。4 规范档案管理软件。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆（室）电子文件依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成一定困难。因此，在进馆（室）之前就必须印发电子目录数据库结构交换格式，对案卷级和目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。三、档案信息电子化的创新服务档案信息电子化带来的变化是非常全面和深刻的，它给我们档案工作者提出了全新的课题。档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，促使档案管理现代化。1 建立以利用服务为核心的新机制。档案工作的主要职能是收集、保管、利用、服务。在档案信息电子化的新形势下，我们更要正确地认识档案的功能，把握工作的重点和中心。收集和保管是档案工作的前提，没有收集和保管，就无从形成和储存档案；而利用服务则是档案工作的核心，收集和保管都是为了提供利用服务，只有利用服务才能体现出档案的价值。假如档案部门能为社会提供广泛的利用服务，特别是运用现代化的信息手段，向社会传递快捷、准确、及时的信息，那么档案工作的社会效益就能得到充分实现。从某种意义上说，利用服务是档案工作的立足之本，没有档案的利用服务就无须档案工作的存在。因此，我们要以利用服务为核心，建立起全新的档案工作机制。2 创新服务手段。多年来，档案工作者都在努力做好利用服务工作，