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浅谈秘书与文件档案管理 内容摘要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。要做好档案管理工作，秘书需具备知识修养、技能修养、品德修养、作风修养、心理素养方面的要求，也必须具备一些新形势下所要具备的能力——对于电子文件档案的操作管理。因此，秘书做好档案管理工作对于促进企业经济的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 关键词：秘书 文件档案 管理 必要性 措施 秘书作为领导的助手和参谋，不可避免的会接触许多文件，而文件形成档案，文件档案包括纸质档案和电子档案。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。可以看出文件档案管理对于秘书工作具有重要的意义，秘书必须具备良好的修养，才能成为一位优秀的文件档案管理者。秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础。 一、文件档案管理对秘书工作的必要性 文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。 文件归档整理对于秘书工作有着重要的意义。 1、科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。 2、归档管理有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用。在任何社会组织的各项管理活动中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一问题、同一工作、同一组织的多份文件之间又有着或先后相续，或层层递进的关系。通过文件归档整理能够维护文件之间自然形成的这种历史联系，清楚地显示出活动的全过程，能够提高文件检索的效率，实现文件利用的目的。归档整理有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管。秘书人员应该根据立卷范围的要求将应该归档的文件收集齐全，保持文件的完整性。 3、将归档整理的同类文件放入卷皮进行管理，使文件不易磨损和丢失，既有利于维护文件的安全，也有利于文件实体的保管。归档整理有利于秘书人员有意识地收集积累文件为档案工作奠定良好的基础。文件的归档整理是文书工作的结束，同时又是档案工作的开始。由谁来组织这项工作、采取什么样的组织形式、如何保证归档整理的规范性等问题都直接关系到文件整理的质量和效能。 秘书作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传的素材，作为的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。秘书只有合理的利用了文书档案，这些档案才能发挥作用，体现其价值。而对于企业，因此所获得的效益也是可以明鉴的。例如：被人们所熟悉的海尔集团，它的发展历程中先后合并、兼并了15家企业，产品从冰箱扩展到冰柜、空调、洗衣机，又从“白色家电”扩展到“黑色家电”领域 员工录用管理制度 为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。一、员工试用期规定?1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。?2、员工试用期限为3个月，公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。（一）、福利待遇?1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定，核算时间从到岗工作之日起计算，日工资为：月工资÷（本月天数-休假天数）2、过节费按正式员工的1/2发放。3、按正式员工标准发放劳动保护用品。（二）、休假?1、试用期内累计事假不能超过3天，如果特殊情况超过3天需报董事长批准。?2、可持相关证明请病假，请病假程序和天数与正式员工要样。3、可请丧假，请假程序和天数与正式员工要样。4、不享受探亲假、婚假。?二、员工入职准备?1、身份证复印件一份，原件待查。2、学历证明复印件一份，原件待查。 ?3、县级以上人民医院的体检报告。4、4张一寸照片?5、部分职位（如出纳、收银员、司机、仓管）试用期员工还须须准备房产证明、户口本、直系亲属身份证复印件等。三、行政手续?1、试用人员手续办理完毕后，由行政部向试用期人员发放办公相关用品。?2、发放工作牌，办理考勤卡。?3、试用期人员需要食宿的、由行政部安排住宿和就餐。?4、将试用期人员带入用人部门。四、用人部门指引1、试用员工的直接上级是“入职指引人”。2、带领试用期员工熟悉本部门及其他部