数据库宝珠奶奶课件第6章报表幻灯片.ppt

3．链接主报表和子报表（续） 图6-70 “链接子字段”和“链接主字段”属性 6.3.7 导出报表 与Aceess2003不同，在Access2010中，不能将报表导出为快照文件。但是Access2010提供了将报表导出成为.pdf 和 .xps 文件格式的功能，这些文件格式会保留原始报表的布局和格式设置。用户可以在脱离Access 环境的情况下，打开某个扩展名为.pdf 或 .xps的文件来查看该报表。 此外，在Access2010中，还可以将报表导出为Excel文件、文本文件、XML文件、Word（.rtf）文件、HTML文档等。 6.3.7 导出报表（续） 将报表导出为PDF文件（即扩展名为 .pdf 的文件）的操作步骤简介如下： （1）打开某个数据库，单击“导航窗格”上的“报表”对象，展开“报表”对象列表。 （2）单击“报表”对象列表中的要导出的报表名称。 （3）单击“外部数据”选项卡上“导出”组中的“PDF或XPS”按钮。 （4）在打开的“发布为PDF或XPS”对话框中，指定文件存放的位置，指定文件名，选定保存类型（选定“PDF（*.pdf）” 。 （5）单击“发布”按钮。 * * * 6.3.1 报表记录的排序 在报表的“设计视图”中，设置报表记录排序的一般操作步骤如下： （1）打开报表的“设计视图”。 （2）单击“设计”选项卡上“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮，则在“设计视图”下方显出“分组、排序和汇总”窗格，并在该窗格中显出“添加组”和“添加排序”按钮。 （3）单击“添加排序”按钮，在弹出的窗格上部的字段列表中选择排序依据字段，或者在弹出的窗格下部选择“表达式”，打开“表达式生成器”，键入以等号“=”开头的表达式。Access默认情况下按“升序”排序，若要改变排序次序，可在“升序”按钮的下拉列表中选择“降序”。第一行的字段或表达式具有最高排序优先级，第二行有次高的优先级，依此类推。 6.3.1 报表记录的排序（例6-7 ） 例6-7 在“学生管理系统”数据库中，以“例6-5班级清单报表”为基础，创建出先按专业代码升序、再按年级的右边两个字符降序排序的报表。报表名为“例6-7按专业及年级排序的班级报表”。 6.3.1 报表记录的排序（例6-7续） 简要操作步骤如下： 复制“例6-5班级清单报表”对象，粘贴为“例6-7按专业及年级排序的班级报表”。 打开例6-7 的“设计视图”。 单击“设计”选项卡上“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮，则在“设计视图”下方添加了“分组、排序和汇总”窗格，并在窗格中添加了“添加组”和“添加排序”按钮。 6.3.1 报表记录的排序（例6-7 续） 单击“添加排序”按钮，在弹出的窗格上部的字段列表中单击选定“专业代码”字段，如图6-46，则在“分组、排序和汇总”窗格中添加了“排序依据”栏，“专业代码”字段默认按“升序”排序。 图6-46 单击“添加排序”按钮 6.3.1 报表记录的排序（例6-7 续） 单击“添加排序”按钮，在弹出的窗口中单击选定“表达式”，打开“表达式生成器”，输入表达式：=Right([年级], 2)，单击“确定”按钮，单击第二行“排序依据”栏中的“升序”按钮右侧的下拉箭头，单击选定“降序”，如图6-48所示。 图6-48 按“年级”的右边两个字符降序排序 最后修改报表页眉中的标签，修改标题为“按专业及年级排序的班级报表”。 6.3.2 报表记录的分组 在报表“设计视图”中，单击“设计”选项卡上“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮，则在“设计视图”下方显出“分组、排序和汇总”窗格，并在该窗格中显出“添加组”和“添加排序”按钮。 单击“添加组”按钮，在弹出的窗格上部的字段列表中选择分组形式字段，或者在弹出的窗格下部选择“表达式”，打开“表达式生成器”，键入以等号“=”开头的表达式。 然后，展开分组形式栏，对该分组设置其它属性： （1）设置“有/无页眉节”，“有/无页脚节”，以创建分组级别。 （2）设置汇总方式和类型，以指定按哪个字段进行汇总、如何对字段进行统计计算。 （3）指定 Access 在同一页中是打印组的所有内容，还是仅打印部分内容。 6.3.2 报表记录的分组（例6-8 ） 例6-8 在“学生管理系统”数据库中，以“班级”表为数据源，创建出先按年级升序并分组、再按专业代码升序排序的报表。报表名为