文书学倪丽娟第六章节文件的整理(3498KB).ppt

装盒保管 卷和封面、脊、底项目 第二节以“件”为单位的文件整理 （七）填写备考表 第三节 归档 归档即指文书部门将经系统整理的档案，移交给机关档案室保存的过程。 一、编制移交目录 （一）案卷目录 第三节 归档 第三节 归档 （二）归档文件目录 第三节 归档 二、编写文件整理情况说明 文件整理情况说明即立卷说明，是在文件整理结束后，对当年的机构、主要职能活动、文件整理归档情况和文件材料大体内容概括介绍的文字材料。 立卷说明的内容： 1．立卷单位基本情况。 2．立卷归档情况。 第三节 归档 三、移交归档 （一）归档范围 归档范围，即文件立卷范围。 （二）归档时间 文书档案一般要在第二年4月末前，向本单位档案室移交归档。特殊情况，也可适当延长。其他门类和载体档案的移交时间按有关规定执行。 第三节 归档 （三）归档案卷的质量要求 1．应归档的档案必须齐全、完整； 2．文件材料必须经过科学系统整理，保持文件之间的历史联系，区分价值、分类整理、系统排列，便于保管和利用； 3．归档的档案必须有完整的移交目录。 第三节 归档 （四）归档手续 第三节 归档 四、销毁 在销毁文件时，要注意以下几点： 1、按上级规定权限和范围销毁。 2、履行销毁审批手续。 3、销毁文件应登记造册。 第三节 归档 第二节以“件”为单位的文件整理 （2）简化整理方法。装订以“件”为单位进行，装订方法多样，如文件装订材质符合保护要求，整理时不需要重新装订；分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况进行组合，即采用复式分类法；取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录；归档文件无需编页号，在目录上改设“页数”项；不需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊；归档文件直接装盒保管。 案卷目录与卷内文件目录 归档文件目录 第二节以“件”为单位的文件整理 （3）简化整理项目。档案盒封面只设“全宗名称”一项，取消类目名称、案卷题名、起止时间、件、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、归档号等项目；盒脊上取消目录号、案卷号项，保留“全宗号”、年度、保管期限，增设机构（问题）、起止件号、盒号项，以利于检索。 改革前后卷面比较 改革前后卷脊比较 第二节以“件”为单位的文件整理 2．兼容 （1）兼容计算机和手工两种管理方式。 （2）兼容档案室与档案馆整理。在归档章和盒脊上设置了室编件号和馆编件号，以实现馆室的衔接。 （3）与现有法规尽量保持一致。 馆、室编件号设置 第二节以“件”为单位的文件整理 3．灵活 （1）在界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿”、“来文与复文”等可为一件，也可各为一件。 （2）归档章的位置只要盖在文件首页上端空白处即可。 （3）在《规则》的执行上可根据各自实际情况灵活掌握。 归档章的位置 第二节以“件”为单位的文件整理 三、文件级整理的主要内容 （一）整理单位 1．整理单位的一般情况 归档文件整理以“件”为单位，进行文件级整理。所谓“件”就是“自然件”，即单份文件。一般以每份文件为一件。 按件整理 第二节以“件”为单位的文件整理 2．整理单位的特殊情况 （1）文件正本与不同稿本 （2）正文与附件 （3）正文与文件处理单等 （4）原件与复制件 （5）转发文与被转发文 （6）报表、名册、图册等 （7）来文与复文 第二节以“件”为单位的文件整理 1．装订前的修整 （1）修裱破损文件 （2）复制字迹模糊或易褪变的文件 （3）超大纸张折叠 （4）去除易锈蚀的金属物 第二节以“件”为单位的文件整理 2．装订前的排序 （1）文件正本与不同稿本为一件时，正本在前，定稿在后。其他历次修改稿按时间顺序依次排在定稿之后。 （2）正文与附件为一件时，正文在前，附件在后。 （3）正文与文件处理单等为一件时，文件处理单等放在文件最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。 第二节以“件”为单位的文件整理 （4）原件与复制件为一件时，原件在前，复制件在后。 （5）转发文与被转发文为一件时，转发文在前，被转发文在后。 （6）来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。 （7）不同文字文本为一件时，如无特殊规定，则汉文本在前，少数民族文字文本