文书与档案管理基础知识第二版作者邹绮第五章节档案整理课案(932KB).pptVIP

第五章 档案整理 学习目标 了解档案整理工作基础知识 掌握全宗在档案管理中的具体应用 掌握档案排列与基本编目 第五章 档案整理 【教学重点】 1. 全宗的构成及区分全宗的意义。 2. 档案分类的基本方法。 【教学难点】 1. 判断档案所属全宗 2. 如何对全宗内档案进行分类。 【教学方法】 理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。 【教学手段】 讨论法、案例分析法 【教学课时】 2学时 第五章 档案整理 档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。 数量浩瀚的档案，如不进行科学的整理，查找一份档案就如同“大海捞针”一样困难。而且不把档案联系结合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以致失去档案的利用价值。 第一节 档案的分类 一、全宗 1.全宗的内涵 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 第一节 档案的分类 2.立档单位的构成 （1）组织立档单位。 （2）个人立档单位。 （3）项目立档单位。 第一节 档案的分类 3.判定档案所属全宗 判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。 立档单位的内部文件和发文，他们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了他们所属的全宗。 立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。 第一节 档案的分类 4.立档单位和全宗历史考证 立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。 第一节 档案的分类 立档单位和全宗考证的基本内容【见表5-1】 表5-1 基本项目 明确内容 机构 成立、撤销、名称改变、地址迁移、隶属关系改变的时间和依据 内设机构的增设、撤销、所属系统单位的划出、划入变化时间和依据都要写明 领导人员 领导人及内设机构领导人姓名、职务、任免、调出调入时间 职责 特定的职责范围和工作任务及当年的主要工作 大事记 具有历史价值意义的事件。实事求是，思想性鲜明，文字简练 组织级别 人员编制 建制定级，人员编制及不同分类标准人数 档案数量 当年建立档案情况，数量及各保管期限各有多少卷 第一节 档案的分类 分类 方法 基本含义 与分类依据 基本要求 操作要点 年度分类法 根据归档文件形成和处理的年度分类 正确地判定文件的日期并归入相应年度是问题的关键 确保不同年度的文件不得混淆 ---------------- 机构分类法 根据内部组织机构设置情况对归档文件分类 归档文件主要为本单位产生的文件 本单位内部设有组织机构而且数量稳定 --------------- 问题分类法 根据归档文件内容所涉及的工作事务与问题分类 类别应反映单位基本职能 类目概念明确，不得交叉 ---------------- 保管期限分类法 根据为归档文件划定的不同保管期限分类 将不同价值的归档文件从实体上区分开来，便于有针对性地管理和保护 ---------------- 二、全宗内档案分类的基本方法【见表5-2】 表5-2 第一节 档案的分类 三、复式分类法 1. 年度―机构―保管期限分类法 2. 保管期限―年度―机构分类法 3. 机构―年度―保管期限分类法 4. 年度―问题―保管期限分类法 5. 保管期限―年度―问题分类法 第二节 档案的排列、编目与装盒 【教学重点】 如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。 【教学难点】 归档文件的排列、编号及编目意义和方法。 【教学方法】 理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。 【教学手段】 讨论法、案例分析法 【教学课时】 2学时 第二节 档案的排列、编目与装盒 对归档文件进行分类后，档案整理工作进入排列、编号与编目以及档案装盒的阶段。排列是保证归档文件的有序性；编号是使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理与利用工作提供便利；编目是为所有归档文件编制目录，将为管理和查找档案提供极大便利；