会议室管理发布系统.ppt

　　　较多的会议室和会议使用对象和功能各有区别，会议设备的配置为了满足不同会议需求，配置也不尽相同，以免造成会议设备长期的闲置和浪费。 如果只是简单的几间会议室，由一个专人负责就可以了，但在这样的办公楼中，一个会议室管理人员要负责很多间会议室的使用、管理和维护，任务是很艰巨的；通过我们集中控制管理系统和会议预约管理系统能够很好的解决如此多的会议室预约管理问题。 通过会议预约管理系统，会议发起者无需每次去寻找空闲会议室，匆忙的准备会议，完全可以有条不紊的在最短时间内把所有的事情都处理好，大大的提高了工作效率，不再为开会而烦恼。同时，不再需要大量的会议管理人员忙得团团转，只需要几名普通的保洁人员在会议结束后按时清理房间卫生即可，而无需对会议室内的灯光、AV、窗帘、投影等设备尽情维护和操控，整个环境可以由集中远程控制系统管理，会议室与会人员也可通过墙壁面板或PC/触摸屏控制设备。 会议室门口显示屏 会议发布管理系统 一楼大厅安装2台65寸显示屏 多功能厅/会议室门口安装小屏幕 接待欢迎信息 服务指南 会议场地导向 实时新闻 实时电视节目 信息查询 实时信息直播 突发信息插播（如消防系统联动） 营业服务指南 时政信息 大厅显示屏 会议发布管理系统 随着现代会议室管理水平的提高，会议室管理也应进入一个全新的阶段，因此为了进一步提升及规范会议室的使用及预定的管理，避免资源冲突及浪费，使用计算机软件对会议室管理已成为必然。 多间会议室，如采用手工化管理会议室，则对于各楼层会议室的空闲及预定的实际情况不能及时、准确的了解，从而造成会议室安排的冲突及浪费。 会议室管理 会议室预定 预定统计查询 系统维护 会议准备管理 会议签到管理 会议出席统计 会议室预定 会议室实时状态显示： 系统用不同颜色表示会议室不同状态，主要有： 预定状态，用黄色表示； 空闲状态，用兰色表示； 开会状态，用红色表示； 维修状态，用紫色表示； 每个会议室用一个方块表示，底色表示会议室状态，文字记录会议室其他资料，如：会议室名称、开会单位、开会时间、参加会议人数等。 ◆ 预定资料登记： 完成预定资料录入，内容包括：预定单号、操作员、预定人、联系电话、开会单位、开会人数、预定时间时间、会议开始时间、会议结束时间、接待人、需准备设备、预定方式。 会议签到管理 会议签到完成参加会议人员的签到处理，确定到达时间，是否迟到、缺席。 首先选择已做过预定登记的会议室，查询所有与会人员资料，输入工牌 号或身份证号，系统核对资料后，如果存在该用户，再根据签到时间修 改签到情况，默认为“缺席”，在会议开始前签到为“正常出席”，在会 会议结束后，签到管理可统计以下报表： 出席会议人员基本信息表 会议出席报表 按时出席报表、 迟到人员报表 未出席人员报表 对会议室基本资料进行录入、删除、修改操作；主要内容有：会议室编号、会议室名称、楼层、可容纳人数、位置等 完成不同会议的与会人员资料管理，可录入、查询、修改、删除与会人员资料；内容包括：编号、ID号、姓名、单位、职位等