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外贸订单作业流程控制管理程序 文件编号： 制定日期： 修改日期： 总页数： 1．目的：了解客户需求，将审查合格后之客户需求转化为内部指令，保证客户需求得到及时有效的满足。 2．范围：所有公司客户及潜在客户的需求，包括对产品和服务的需求。 3．定义：无 4．职责： 4．1业务部负责客户需求的搜集、审查和确认，通过与客户及内部相关部门的沟通协调，保证客户需求得到及时有效的满足。 4．2开发部负责新开发案的可行性评估、估价、新产品开发案流程管控和样品提交等与产品开发相关的工作。 4. 3生产部负责交期评审、生产的组织实施。 4．4品检部负责产品生产全过程的质量控制。 4．5其它相关部门根据各自的职责，配合上述部门做好订单的流程管理。 5.流程： 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文件及表单 1 业务部 无 1.1一般在客户下订单之前，都会有相关的?Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 无 2 业务部 无 2.1因时差问题对于不同地区的客人在邮件回复的时间上有所不同，亚洲客人早上回复欧州客人在下午回复美客人在晚上回复及时的回复具体图片规格型号选用的材质尺寸外箱规格包装方法交易条件 开发部 业务部 5.1业务员根据客人的产品要求，制作样品单。客人有额外特殊要求的，需详细备注。 5.2开发部（责任人：王秀红）依据业务员打印的样品单，制作相应的样品。5.2.1常规、简单产品的胚型，请务必按照老规矩做，以避免出错。 5.2.2客人有特殊要求，或者工艺复杂的样品，请制样人务必及时与业务沟通清楚，必要时与经验丰富的专业人员沟通探讨，并考虑到批量大货时能满足质量及交期的需要，还需考虑大货生产的人工成本控制问题。 5.2.3供样必需保时、保质供客人确认。样品完成后，前后（正反面）均需拍照留底。 5.2.4新样或者客户样，前后做的要一致。如不确定，请务必跟相关人员核对清楚。 5.3根据客人要求制造的样品如果不能做我们也要如实相告不应欺瞒客人 业务部 设计部 开发部 品检部 生产部 采购部 6.1 合同评审：如客户要求签订保密协议、制造合同、技术协议等法律文档，业务员须审核与业务相关的条款，提出需调整部分，同时将合同交总经理审核，保证公司权益得到有效维护；合同的年度评审由业务组织在每年初进行。 6.2订单评审：业务员需确认是否已建立该产品的基本资料。 6.3若合同评审不能通过，业务员需于2个工作日内将审核意见统一反馈给客户并与其进一步协商达成一致意见。 【BOM表通知单】 【订单评审表】 12 业务部 无 7.1与客户协商、谈判，确立合同项目。包括所购产品的、规格、数量颜色、价格交货期及其他要求；贸易国别付款方式目的港配件额度及其他条款。 业务部 业务员 8.1业务员收到订单后，首先做出业务审核表。按出口合同审核表的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上经双方确认的销售合同。审核表要由业务员申请，部门经理审核，再交总经理核准后才能执行。8.2如果是L/C付款的客户，通常是在生产前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 ?8.3如果是T/T付款的客户，要确认定已经到账。 8.4业务员制定生产单，生产单必须从系统走；生产单应按统一的格式，生产单上所有的描述必须使用中文，所有的信息都必须清楚明确、通俗易懂、一目了然，不会因公司任何岗位人员的变化，而产生不应有的失误。生产单包含以下内容：a.生产单号、客户名称、生产依据（签样、产前样、样品室样品、图片或图纸、生产单等）、质量要求、大货样数量、要求及提供时间、大货照要求及提供时间、验货要求及验货时间、出货时间等；b.产品图片、工厂货号、客人货号、产品描述、产品尺寸、数量、单位、机芯品牌（包括机芯上的文字、LOGO等要求）、钟针种类、包装细节要求、内盒资料（盒子类型、盒子尺寸、纸板类型）、外箱资料（箱规、尺寸、纸板类型）、单个体积、总体积、条形码、单个净重量、单价、总金额、其它事项备注等。 8.5生产单由业务员打印下发相关部门（没彩盒的打印15份，有彩盒的打印16份），所有收单人应在《订单发放签收表》上签收。 【出口合同审核表】、【订单发放签收表】 13 生产部 设计部 采购部 排产部 业务部 品检部 9.1业务员（或跟单员）需在生产单下达后的十天内，将钟面贴纸确认给设计部，否则延期一天，交货期也顺延一天，以此类推。 9.2设计部在收到生产单的