办公自动化高级应用案例教程 42 目录和索引的制作.ppt

目录的制作： 1．首先，在编辑文档的时候，把需要显示在目录中的标题用标题样式设置为相应的级别。 2．将光标定位于文档中需要插入目录的位置，一般在文档开头处。 3．选择“插入|引用”命令，在弹出的子菜单中选择“索引和目录”命令。在弹出的“索引和目录”对话框中选择“目录”选项卡。 4．在“常规”区中的“格式”下拉列表框中选择一种目录格式，包括【来自模板】、【古典】、【优雅】、【现代】、【流行】和【简单】。 5．在“显示级别”文本框中选择显示目录标题中的最低级别，例如：如果设置为3，则显示1至3个级别的标题。 6．选择“显示页码”复选框，则在目录中自动加入标题所在页的页码。设置了“显示页码”后，还可在“页码右对齐”复选框中选择页码的对齐方式，在“制表符前导符”中设置目录标题文字和页码之间的分隔符。若选择了“使用超链接而不使用页码”复选框则显示在Web版式视图下目录中以标题作为内容的超链接。 7．单击“选项”按钮在弹出的对话框中可以将各级目录和各级标题对应起来。 8．单击“修改”按钮后，在弹出的“样式”对话框中可以修改各级目录的格式。 9．设置完上述选项后，单击“确定”即可将目录插入到文档中。 学习案例 二、索引的制作 索引的制作主要包含两个步骤：一是对需要创建索引的关键词进行标记，用Word术语讲就是标记索引项，这个步骤将告诉Word哪些关键词参与索引的创建；二是调出“索引和目录”对话框，通过相应的命令创建索引。 步骤1．假设主要以人名或公司名为关键词创建索引，下面进行标记索引项。在文档“二、公司”部分选中第一次出现的“Ralph Weems”文本，然后打开“索引和目录”对话框，选择“索引”选项卡，如图4-2-11所示。 步骤2．单击图4-2-11“索引和目录”对话框中的“标记索引项…”按钮，打开“标记索引项”对话框，可以看到“主索引项”框内自动显示了索引标记内容，这里为“Ralph Weems”，然后单击“标记”按钮完成对第一个关键词“Ralph Weems”的标记，如图4-2-12所示。 步骤3．完成第一个关键词的标记后，可以看到“标记索引项”对话框并未关闭，因为它在等待着大家标记第二个索引项。于是在对话框外区域单击鼠标，进入页面编辑状态，选择位于“（一）公司所有权”部分的第二个关键词“Weems家族”，然后单击“标记索引项”对话框，将其激活后，单击“标记”按钮完成对第二个关键词“Weems家族”的标记。 步骤4．作为练习，用同样的方法请大家完成对后面人名或公司名等关键词的标记。 步骤5．标记完成后，就可以进行索引目录的创建了。按下键盘“Ctrl+End”组合键，将插入点移至文档末尾，然后按下键盘“Ctrl+Enter”组合键，插入一个分页符，在新插入的页面中输入“人名和公司名索引”文本，按“Ctrl+E”组合键把段落设置为“居中对齐”格式，最后插入一个回车符。 步骤6．打开“索引和目录”对话框，选择“索引”选项卡，然后单击“格式”框下拉按钮，选择一种Word预设置的目录格式，这里选择“正式”，如图4-2-13所示。由于索引关键词为英文，故 “语言”框中选择为“英语（美国）”，单击 “确定”后，Word自动生成与案例效果图 4-2-10相同的索引目录。现在该明白索引 目录的功能了吧，即为各个设置了索引关 键词的标记项生成一份索引目录。 4.2 目录和索引制作 课前导读 所谓“目录”就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章首页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时也有助于了解文章的纲目结构。 所谓“索引”就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词更详细的信息。在中学数理化课本中，最后通常都有索引，如：列出的“重要概念、定义、定理”等，方便用户快速查找到这些关键词的详细信息。 学习案例 一、制作文档目录 小结和作业 小结： 请学生自行小结本堂课所学的主要内容，教师作相应补充和强调。 作业： 以“营销沙龙——8月策划专刊原文.doc”文档为基础，制作效果如图4-2-14所示的目录。