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滨江新城重点项目建设指挥部 材料设备采购管理办法（试行稿） 一．目的 通过 A、负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。 B、收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库，并对供应商进行资格预审。 C、负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。 D、负责组织制定各类材料设备的采购准备文件，并组织考察。 E、负责材料设备采购价格及合同内容的谈判。 F、协调材料设备供应商与承包方签订合同。 2、 项目部 A、制订项目总体采购计划。 B、负责提出材料设备进度计划时间表。 C、负责进场材料设备的验收。 D、负责组织和协调设备安装施工。 E、负责监督材料设备使用情况和供应商的服务情况，并以书面形式反馈给综合部。 3、 设计预算部 A、协同项目部确定材料采购计划表。 B、根据材料采购计划，协同综合部制定询价书及招标文件。 C、如有涉及材料设备的设计变更，以书面形式及时通知综合部和项目部。 D、负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。 4、分管领导 A、监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。 B、负责选择材料设备供应商。 C、负责审核材料设备采购合同。 D、负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。 E、负责审核供应商考核结果。 F、负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。 五．工作程序 *此工作流程适用于甲控乙供材料。甲供材料承包方不参与，采购步骤参照此程序执行。 1、 材料设备采购计划 A、 承包方根据工程内容，提出需甲控乙供的全部材料及设备清单，并根据工程进度计划，列出大致的使用时间。 B、项目部根据承包方提出的清单，在制定《甲控乙供材供货计划表》时，会同设计预算部，对材料的规格、设备清单进行确认，核实产品使用数量及型号、规格，按每季度及每月的两个时间节点，合理安排采购计划，时间制定最少需提前一个月，并报请分管副总审批。 C、 主管副总对采购计划审批确定后，签发下达采购指令给综合部。 2、收集产品和供应商的资料和信息 A、综合部在接到采购指令后，根据使用要求，对市场上产品和供应信息进行搜集，要针对计划采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于5家供应商以上的产品信息（特殊产品经分管领导同意可以不少于3家），此过程中，承包方应根据自己以往的施工经验，积极向综合部推荐一些性价比比较优的产品。 B、综合部负责向各类材料设备厂家索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。 C、 综合部根据市场信息情况，会同承包方、设计预算部编制采购招标文件，该文件要求产品规格、型号等技术参数准确，数量误差不能大于20%。 3、供应商资格预审 A、综合部要求供应商递交各类证明文件包括：企业介绍、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、准用证或备案目录、检测报告等）、进口物资的相关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书等，并对其进行资格预审。 B、针对不同的材料设备特点采取不同的评价方式。 对能提供标准产品的，进行样品比较，比较结果作为评价依据。 对不能提供样品的，进行厂家或其承包项目的考察，考察结果作为评价的依据。 C、样品比较评价 综合部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告； D、对厂家或其承包的项目考察 综合部组织相关人员参加对厂家或其承包项目的考察。综合部提交考察报告，报告的内容应包括：企业规模、生产能力和装备、质量管理体系建设、售后服务等。 E、综合部填写《供应商资格评审表》，上报分管领导审批后确定入围的供应商，入围的供应商不得少于3家。 4、报价和审价 A、当供应商样品符合要求或考察合格后，则可通知各供应商报价（以招标文件为参考）； B、综合部会同承包方组织各报价单位进行商务谈判，谈判价格必须经过设计预算部审核，避免与原标底或定额出现明显的偏离。 5、选定供应商 A、综合部负责向主管副总提交考察报告及各供应商报价，由其确定最终供应商。 B、综合部负责将选择结果通知供应商，同时要求中选的供应商前来办理相关合同事宜。 6、 合同签订 综合部负责协调，督促承包方与材料设备供应商根据谈判内容签订合同并备案。 7、 工程管理 合同签订后，由承包方和项目部对合同乙方进行工程施工或供货管理。管理过程中，项目部要对其在整个工程中的服务、质量、进度等各方面做好记录，以便综合部进行考核。 8、 供应商的考核与评审 A、综合部负责对供应商进行考核与评价，项目部负责反馈有关供应商的施工配合、产品使用质量等情况。 B、综合部针对各家供应商建立《供应商档案》。 C、供应商档案包括：供应商基本资料、供应商考察评定表、供应商报价表、材料设备商谈记录、材料设备价格确定表、合同复印件、供应商后期供货和服