公司办公物资管理操作办法.docVIP

办公物资管理操作办法 第一章 总则 第一条 目的：为加强全集团办公物资管理，保障物资的安全、有效利用，特制定本办法。 第二条 办公物资范围：日常办公用品、办公设施、设备用品、固定资产、报刊、图书、工作装等。 第三条 适用范围：本手册适应于集团公司所有的办公物资管理。 第四条 各部门职责： 一、综合管理部负有本手册所含办公物资的采购和管理职责；其他部门负有对所领办公物资的正确使用和保管的职责。 二、为加强部门办公物资的管理，各部门应指定专人（或内勤人员）负责本部门日常办公用品的领用和管理工作。 第二章 分则 第五条 日常办公用品（含耗材，下同）管理程序 一、 申请 （一）领用人根据自己的需求在网上进行申请（见《领用权限设置》）。 （二）若因工作需要，申请特殊（非常用）的办公用品，需执行审批制度，在网上进行特殊办公用品的申购流程，2000元以内的由综合管理部负责人审批同意，2000元以上的报人事行政分管领导审批同意，综合管理部方可采购。 二、采购 （一）综合管理部应指定专人负责日常办公用品的采购工作，采购人员应按价廉物美，多方比较的原则选择商品或供货商家，原则上应选择3-5家合格供应商，同时同质办公用品不得高于市场零售价格。 （二）每月25-30日，由公司库管员对库存的办公用品进行清点，同时结合各部门的需求，拟订下月采购计划，发送网上审签流程，经相关领导审批后，由采购人员统一采购，对于必需品、采购不易或耗用量大者，应有酌量库存。 三、报销 采购人员将购回的办公用品，经库管员验收无误后，双方办理入库登记，并在发票或收货单上签字，采购人员方可到财务部办理报帐手续（报帐的发票应付收货单，收货单要求有规格、单价、厂家、型号等相应明细）。 四、管理 日常办公用品应以部门为单位建立员工领用和使用台帐；每一季度由综合管理部汇总各部门办公用品领用情况及办公费用使用状况，并编制办公用品领用明细汇总表报财务部一份。每半年由库管员盘点，并将盘点表送交公司财务部，以便核算各部门的成本管理费用。 五、领用 （一）领用：每周星期一、三、五下午为日常办公用品领取日，各部门根据工作需要在网上申领，综合管理部指定专人根据网上的申请发放办公用品，并由领用人签字确认。 （二）其它时间综合管理部不予办理领用，若遇特殊情况，应由申请人在综合管理部行政处或物资管理员处领取并填写办公用品领用审批表后，可先行领用并及时在网上完善手续。若超过领用权限无法在网上进行申请的，领取并填写办公用品领用审批表后，由申请人所在部门负责人及行政处负责人签字同意后方可领用。 （三）领用限制：对于计算器、剪刀、打印纸、美工刀等共用品以部门为单位设置领用限制（详见附件《领用权限设置》规定），由每个部门的兼职文员负责，员工异动时应直接退还给综合管理部库管员；其它易耗办公用品如签字笔、胶水等以员工为单位设置领用限制（如：每个人每个月只能领用一支黑色签字笔、一包软抽等）；另外对于茶叶及个别特殊办公用品实行审批领用制度，由领用人在网上申请领用，经所在部门负责人及综合管理部负责人同意后领用。 （四）对于接待性香烟领用：日常接待可领用龙凤呈祥，但需所在部门负责人同意后，报综合管理部负责人批准即可领用，严禁公烟私用的行为发生。一般接待可领用玉溪，但需所在部门负责人同意后，报综合管理部分管领导批准即可领用；高规格的接待可领用中华烟，但需所在部门负责人同意后，报集团总裁或董事长批准即可领用。 第六条 固定资产管理程序 一、固定资产的界定 固定资产是指价值在2000元以上，且使用寿命在一年以上的，如各种工程检测仪器、车辆、班桌、空调、房产等；办公设备是指电脑、打印机、数码相机、扫瞄仪、移动硬盘、U盘等设备。 二、申请 固定资产的申请应根据工作需要，申请人必须在网上非常备物资一栏认真填写申购单，注明名称、规格、数量、事由等情况，经部门负责人同意后，由综合管理部物资管理员根据库存物资情况注明采购意见，再经综合管理部负责人审批，最终由分管领导审批同意后方可进行采购。 三、采购 采购：综合管理部根据各部门经最终审批后的申购表进行统一采购。办公设备（包括电脑、桌椅等）因性能及规格的特殊要求，由综合管理部负责采购。其它专业技术性较强的办公用品，由需求部门协助（提供技术支持）综合管理部购买。 四、入库及报销 （一）入库：综合管理部采购人员将购回的办公物品点交给库管员，库管员负责收货、验货，核对无误后签字办理入库手续，并做好相应的台帐登记。 （二）费用报销：购回的固定资产，其购物发票必须经采购人员及库管员签字认可，方可到财务部报销。 五、领用 （一）库管员在办理入库后应在一天内通知申请人领用。 （二）领用人必须在固定资产领用表上登记，领用人自行妥善保管所领物品，并按使用要求操作设备。 六、管理 （一）综合管理部对固定资产按类