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[高等教育]ch7.ppt
第7章 建 立 Access 报 表 本章主要介绍报表的基本知识,报表的概念、报表的作用、类型和视图;报表的各种设计和创建方法;在打印报表之前对报表进行排序、分组和计算等各种编辑方法;最后还介绍了一些高级报表的设计技巧,如何创建多列报表和子报表的创建及链接等。 一个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在传统的数据库系统开发中,数据库的打印功能需要程序员编写复杂的打印程序来实现,打印格式由程序员在设计过程中确定,用户在使用中一般很难修改。在Access中,数据库的打印工作通过报表对象来实现,使用报表对象,用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方面的结合,利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使用计算机的读者。 7.1 报表的基本知识 报表是Access数据库中的对象,是真正面向用户的对象,它是以打印格式展示数据的一种有效方式,报表可以将大量数据进行比较和汇总,并最终能生成数据的打印报表。 7.1.1 报表的作用 报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方式打印出来。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和外观,所以报表能按照所需的方式显示信息以方便查看。报表的主要作用是比较和汇总数据。其中的数据来自表、查询或SQL语句,其他信息存储在报表的设计中。 7.1.2 报表的类型 在Access中,常用的报表包括文字报表、图表报表和标签报表三大类。 1.文字报表 文字报表的主要形式是常用的纵栏式和表格式。用户也可以根据需要自行设计。纵栏式报表以纵列方式显示同一记录的多个字段(与窗体类似),可以包括汇总数据和图形,在纵栏式报表中可以用多段显示一条记录,也可以同时显示多条记录。表格式报表以表格形式打印输出数据,可以对数据进行分组汇总,是报表中较常用的类型。 2.图表报表 图表报表的优点是可以直观地描述数据。Access系统提供了图表报表的创建向导。 3.标签报表 标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片,大多用于表示产品价格、个人地址、邮件等简短信息。Access将其归入报表对象中,并提供了创建向导。 7.1.3 报表的视图 报表有四种视图:报表视图、打印预览、布局视图和设计视图。 (1)报表视图。是报表设计完成后,最终被打印的视图。在此可以选择文本并将其复制到剪切板上。 (2)打印预览。在“打印预览”中,可以看到报表的打印外观,使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放比例对报表进行预览。 (3)布局视图。在“布局视图”中可以调整报表设计,根据实际报表数据调整列宽,还可以放置新的字段,并设置报表及其控件的属性,调整控件的位置。 (4)设计视图。在“设计视图”中可以自行设计报表,也可以修改报表的布局。 7.2 创建报表 Access 2007中,创建报表的方法和创建窗体类似,可以利用简单的“报表”工具、“报表向导”、“空报表”和“报表设计”来创建报表。此外还可以使用“标签”向导创建标签报表。一般情况下,都先用“报表”工具和“报表向导”创建报表,然后切换到“设计”视图,对由向导生成的报表进行修改。下面通过具体例子来学习几种创建报表的方法。 7.2.1 使用简单“报表”工具创建报表 “报表”工具提供了最快的报表创建方式,它不向用户提示信息,也不需要用户做任何其它操作,就立即生成报表,显示基础表或查询中的所有字段,并可以在布局视图或设计视图中进行修改。 【例7-1】以“学籍管理数据库”中“学生信息表”为数据源,使用简单“报表”工具创建如图7-1所示报表。 (1)打开“学籍管理数据库”,在“导航”窗格中,选择“学生信息表”。 (2)在“创建”选项卡的“报表”分组中,单击“报表”按钮,如图7-2所示。即生成图7-1所示“学生信息表”报表。 7.2.2 利用“报表向导”创建报表 在数据量较多,布局要求较高的情况下,使用“报表向导”也可以非常简单地创建常用的报表,可以在创建报表时对报表所包含的字段进行选择,可以指定数据的分组和排序方式,同时还可以选择报表的布局和样式。 【例7-2】 利用“报表向导”创建“学习课程”报表。结果如图7-3所示。 (1) 打开“学籍管理数据库”,在“创建”选项卡的“报表”分组中,单击“报表向导”按钮。系统弹出如图7-4所示“报表向导”对话框一。 (2) 通过单击“表/查询”选择表“学习课程表”为数据的来源,在“可用字段”框中选择需要的字段,将其加入到“选定的字段”中。单击【下一步】”按钮,系统弹出如图7-5所示“报表向导”对话框二。 通过选择字段,如“出版社”,然后单击按钮,可以添加分组级别,如图7-6所示。 (3)并可以添加其他分组级别,然后单击【下一步】”按钮,系统弹出如图7-7所示“报表向导”对话框三。 (4)单击【汇总选项】按钮,出现如图7
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