电子文件档案管理系统使用手册.doc

电子文件档案管理系统 Electronic Documents Archives Management System 使 用 手 册 符合国家档案局规定 先进专业 易学易用 通用灵活 具有强大的电子文件管理功能 支持海量数据 运行速度快 安全性高 实现文件档案资料管理的网络化数字化现代化 目 录 1 系统介绍5 1.1 系统简介 5 1.2 系统优势 5 1.3 软件版本 5 1.4 使用环境 6 1.5 软件功能结构 8 1.6 管理流程 9 1.7 安装软件、进入软件 9 1.7.1 安装软件 9 1.7.2 进入软件 10 2 通用功能操作说明 11 2.1 软件框架操作说明 11 2.2 列表浏览界面操作说明 11 2.3 卡片录入界面操作说明 14 2.4 表格录入界面操作说明 16 2.5 电子文件管理功能操作说明 16 2.5.1 电子文件(上) 16 2.5.2 电子文件(下) 21 3 消息管理 23 3.1 发送消息 23 3.2 查看消息 24 3.3 自动提醒 24 4 系统维护 25 4.1 用户管理 25 4.2 用户组管理 25 4.3 主表维护 26 4.4 分类维护 26 4.4.1 复制 27 4.4.2 设置条件分类 27 4.5 界面维护 29 4.5.1 选择分类 29 4.5.2 新建界面 29 4.5.3 删除界面 31 4.5.4 修改界面 31 4.6 权限管理 32 4.6.1 设置功能权限 32 4.6.2 设置数据权限 32 4.6.3 设置分类权限 32 4.6.4 设置电子文件权限 32 4.6.5 设置栏目权限 32 4.6.6 IP登录权限 33 4.6.7 规则说明 33 4.7 系统参数维护 33 4.8 日志管理 34 4.9 FTP服务器配置 34 5 数据管理 34 5.1 系统备份 34 5.2 系统恢复 35 5.3 数据移交 35 5.3.1 数据移交步骤 36 5.3.2 移交清单 36 5.3.3 移交日志 36 5.3.4 导出到科怡系统 36 5.3.5 导入到科怡系统 38 5.3.6 导出到超越2000 38 5.4 数据接收 39 5.4.1 电子数据接收功能 39 5.4.2 实物文件接收条目 44 5.5 报表管理 45 5.6 提示维护 45 5.7 机构管理 46 5.8 主题词维护 47 5.9 批量替换/修改 47 5.10 批量校验 47 6 工作台帐管理 48 7 全宗管理 48 7.1 全宗著录 48 7.2 全宗检索 48 8 文件管理、资料管理、案卷级档案管理、文件级档案管理、归档文件管理 通用功能介绍 49 8.1 插件(卷) 49 8.2 档案整理 49 8.2.1 取出、插入 49 8.2.2 档号对齐 49 8.3 鉴定 49 8.4 开放 51 8.5 流水号格式、档号设置 51 8.5.1 流水号设置 51 8.5.2 档号设置 52 8.6 拆件(卷) 52 9 文件管理、资料管理、案卷级档案管理、文件级档案管理、归档文件管理 非通用功能介绍 53 9.1 文件归档 53 9.2 断号查找 54 9.3 编制案卷 55 9.4 栏目设置 55 10 公文流转 55 10.1 公文登记 55 10.2 公文办理 56 11 综合检索 57 10.1 什么是全文检索？ 57 10.2 什么是条目检索？ 57 10.3 怎样进入本系统？ 57 10.4功能说明 58 10.4.1全文检索 58 10.4.2借阅管理 59 10.4.3条目检索 63 10.5权限说明 64 12 借阅管理 65 12.1 借阅登记 65 12.2 借阅台账 66 12.3 借阅审批 67 12.4 查看借阅 67 12.5 来访登记 68 13 光盘发布 68 13.1 制作光盘档案 68 13.2 光盘档案文件下载 68 14 数字化加工 69 14.1 集中扫描 69 14.2 批量挂接 69 14.3 数字化加工统计 71 15 电子文件著录 72 15.1 模板设置 72 15.2 自动提取 73 16 免校对录入 74 16.1 多点录入 74 16.2 比对入库 74 16.3 重新录入 75 17 编研管理 75 18 库房管理 75 18.1 存址管理 75 18.2 温湿度记录 76 19 统计分析 76 19.1 统计分析 76 19.2 案卷数统计 76 19.3 文件数统计 77 20 回收站 77 21 报表生成器使用指南 78 21.1 页头/页脚 78 21.2 参数替换 78 21.3 键值列表与表格 79 21.4 表格设计 79 21.5 格式设置 80 21.6 属