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第九章 秘书工作的管理;一、评价秘书工作的标准 有效性是评价秘书工作的标准。秘书工作的有效性是一个综合指标，它包括效益与效率两部分。对秘书工作的效益性，只有通过秘书部门所处的一定组织或一定的组织层次的整体目标实现的程度来计算和衡量。这种计算和衡量需采用综合进行考虑的方法。秘书工作主要是办事，秘书工作的效率主要体现在办事效率上。时间的控制是提高效率必要途径。;二、影响办事效率的几种情况 （一）扯皮 1.解决问题的客观条件已经具备，只是因为少数人反对，而长期得不到解决。 2.已经正式作出了决定，只是由于触及到某个部门、单位、地区的利益，有人就找各种借口不执行，由此而造成相互扯皮。 3.业务上左右互不衔接，促使矛盾复杂化。 4.一件有利可图的事多头插手，造成你中有我，我中有你，互不相让，形成对峙局面。 5.同一个机关的文件、领导讲话、批示，前后不衔接，或内涵外延有矛盾，下面各取所需，各执一端，造成扯皮。 这种文件发到下面，想要解决的矛盾不但不能解决，还会带来更多的矛盾,这种文件的负面作用叫作“内耗”。 6、独家经营思想作祟，不能容忍竞争。你要干我就利用行政职能想办法挤你，直到把你挤垮,挤不垮就长期扯皮. 7.上级业务部门干涉下级政府的决定造成扯皮。 ;（二）怕负责任或不负责任 （三）传递环节多，关卡多，文来文往，枉费时日 （四）门难进，脸难看，话难听，事难办;一、对秘书工作有启示意义的管理原理 了解一些管理原理，理解现代管理的基本精神，是秘书工作对领导工作实施辅助管理的基础。 （一）人本原理 管理的人本原理，是指一切管理活动都要重视人的因素的决定作用，都应以调动人的积极性，开发人的潜力，发挥人的主观能动性、创造性和聪明才智为根本。人是一切管理活动的主体，现代管理要求把人的因素放在第一位。; （二）系统原理 管理的系统原理，即指任何管理对象，总是处在各个层次的系统之中，管理的每个基本要素（人、财、物、时间、信息、体制、法规等）都不可能是孤立的。它既在自己的系统之内又与其他系统发生各种形式的“输入”、“输出???联系，同时又处在一个更大的系统之内。因此，为了达到最优化的管理，就必须对管理进行充分的系统分析。在管理活动中贯彻系统原理，必须抓住管理系统的三个环节：管理系统的目的性、管理系统的整体性、管理系统的层次性。; （三）整分合原理 管理的整分合原理，即为提高管理活动的功效，必须在把握整体和进行整体规划的基础上，将整体分解为一个个基本要素，明确分工，建立责任制，然后又在分工基础加以有效的组织综合。按照这个原理，树立整体观点是大前提，管理者如果不了解整体及其运动规律，就不会有合理的分工；分工是关键，没有分工或分工不明确的整体，必定处于混沌胶着状态，形不成协调有序和高效系统的运动。; （四）封闭原理 管理的封闭原理，是指必须使任何一个系统内的管理手段，构成一个连续封闭的回路，形成有效的管理运动，自如地吸收、加工和做功。构成一个管理系统连续封闭回路的管理手段，可分解为指挥中心（决策机构）、执行机构、监督机构和反馈机构四个相互联系、相互制约，具有不同作用的相对独立的机构。; （六）动力原理 管理的动力原理，即指管理必须有强大的动力(包括物质动力、精神动力和信息动力三种基本动力)，且只有正确合理地运用各种动力，才能使管理活动持续而有效地进行。与此原理相应的是能级原理，即管理者必须按照合理的功能标准，建立合理的能级结构，使管理的内容动态地处于相应的能级之中，这样才能实现优化管理。运用能级原理，要做到使管理能级按层次具有稳定的组织形态；使不同管理层次的能级表现出不同的权力、物质利益和精神荣誉；使各管理层次的能级与其管理人员的才干、能力动态相对应，也就是使具有相应才能的人得以处在相应能级的管理岗位。只有这样，才能人尽其才，使管理系统高效地运动。; （七）效应原理 管理的效应原理，是指管理者必须以创造出更多、更好的经济效益和社会效益，为社会做出相当于其功能的贡献为根本目的。只有这样，才能充分发挥管理职能，使管理系统持续有效地发展。管理的效应原理强调，管理者必须着眼于管理活动对社会的贡献和影响，努力追求优异的经济效益和社会效益，促进物质文明和精神文明建设的发展。;（八）弹性原理 管理的弹性原理，是指管理必须留有余地，保持弹性，具有适应客观事物各种可能的变化的能力，才能有效实现动态管理。管理弹性有两类：一是局部弹性，即在管理活动的一系列环节，特别是关键环节保持弹性，留有调节的余地；二是整体弹性，即指系统在整体上对各种变化的适应能力，标志着系统的可塑性。只有保持适度的弹性，才能在管理活动中具有充分的应变力量。当然，弹性原理要求管理要保持积极弹性，而不是消极弹性。积极弹性是