成本管理-差旅费用管控的实践.pdfVIP

跨国企业差旅费用控制 最佳实践 铂略研讨会 2014年5 月16 日（北京）、5 月23 日（上海） 目录 PART ONE 差旅费用控制项目组搭建 PART TWO 供应商的选择与机票成本的控制 PART THREE 电子报销系统的功能实现 PART FOUR 商务信用卡 PART FIVE 互动问答 Part One 差旅费用控制项目组搭建 组建项目组 ，挑选人员。 第二 ，我们把内部相关差旅费用开销较大的部门加入进来 ，包括财务部门的 账务处理人员 ，在各个部门中挑选一些代表定期开会 ，初期先收集各部门需 求 ，根据需求制定政策和流程 ，每两周开会看大家目前都做了哪些工作 ，做 出来的结果与需求是否符合 ，符合就继续往下进行 ，不符合的话就找出不符 合的地方进行改进 ，这是聆听内部客户的声音。 做费用控制时相关部门会参与进来。第一 ，听到他们的声音后才不会闭门造 车 ，做出的成果可行性更高。第二 ，让各个部门觉得他们也参与了项目 ，将 来推动新的政策和流程时各部门的接受度就很高 ，不会认为是财务强迫他们 做的。即使是好的改变 ，人也总是难以适应新生事物 ，尽早参与会让其他部 门觉得这也是他们的工作成果 ，接受度也会变高。 推进项目首先要了解公司整合差旅采购系统和流程的目的是什么 ，业务模式 有何变化 ，包括组织结构和成本中心的变化 ，然后聆听内部需求 ，评估这些 需求被满足的可能性有多高 ，是否可行 ，毕竟有些需求在目前情况下是无法 达到的。我们就如何进行内部对接也做了相应工作： 1. 挑选内部代表 ，从内部代表处收集信息 ，就能实现的、可达到的程度与 他们沟通 ，让他们明白公司有接受及不接受的部分 ，那接受的部分后会 形成怎样的成果； 2. 财务政策优化。 优化后 ，了解到客户提出的需求也较多 ，综合起来公司希望新的财务报销系 统和流程应该满足以下几个方面： 1. 有好的处理流程有助于差旅政策的执行 ，流程不清晰或者不能固化政策 的执行就会走样； 2. 能有比较好的便捷的工具去缩短整个报销流程 ，提升报销流程的透明度； 3. 使用差旅系统时 ，该系统能否开放不同的接口与系统 （如财务、人事 ） 进行对接 ，以便做分析或者做预算的时候出数据更加便捷。 Part One 差旅费用控制项目组搭建 项目追踪表的作用 1. 汇报工作，让管理层知道项目团队完成哪些事，进行到何种进度。 2. 让项目组成员清楚自己的责任。 3. 可以展示个人业绩，给部门领导查看。 Part Two 供应商的选择与机票成本的控制 机票采购方面公司有诉求：如何知道员工的行为从而让其以最低价格订机票。 以往的做法是要求员工订价格最低的机票，实际上那个时点上该员工是否订 价格最低的机票公司是未知的。 后来采用了供应商统一采购平台，公司要求员工必须订在出差的时点往前或 往后一小时最低折扣的机票，否则员工必须解释原因。举例：如果员工计划 明早八点出差，员工订机票时，供应商的服务人员就会告知七点至九点的机 票价格，如果员工不订其中最便宜的机票就会要求说明理由，如与大老板出 差；或者该航班位于浦东机场，而员工家位于虹桥附近等这样的合理理由。 没有理由的情况下员工应订票价最低的机票，然后该信息在该员工报销时会 从供应商系统中自动抽取至其报销单据中。报销时机票并非手工录入而是在 系统中按下相应按钮后自动生成当时在供应商订的所有信息都会通过系统直 接显示到报销单中，当时订的机票多少折扣，时点前后一小时票价是多少， 是否选择了最低票价，没有选择最低票价是什么原因，以及该机票是提早多 少天预订的。因为机票订的越早选到低价格机票的概率越高，这就可以让员 工订低价格机票的政策得以保证，员工订机票的行为即可视化了。 公司每月会将各部门机票预订情况从系统里导出进行比较，假设公司有三个 部门：财务部，销售部和市场部，三个部门的订票情况导出后会率先查看员