申请发还垫支款项指引2016年3月版-区议会.PDFVIP

批款文件 1 申請發還墊支款項指南 (2016 年 3 月版) 填寫「發還觀塘區議會撥款申請表和獲觀塘區議會撥款推行的計劃 完成報告」(表 4) 前，必先參閱這份指南。一併提交所需資料，有 助地方組織早日領回墊款。 地方組織應同時參閱隨「批准撥款通知書」夾附的「互助委員會/ 業主立案法團/ 業主委員會使用觀塘區議會撥款以舉辦社區參與計劃 的守則」(2015 年 6 月版) (下稱「守則」) 。 所需注意事項 2. 領回全部墊款的申請一經提出，有關機構即不能就同一計劃再提 出任何領回墊款的申請。 (一) 有關收據及發票須注意的事項(請同時參考第 10 頁的收據樣本) ： 3. 機構申請發還部分或全部墊支款項時，必須提交所有支出項目的 收據。如收據上註明發票號碼，同一號碼的發票亦必須與收據一併提 交。 正本或副本 4. 收據須由供應商發出，而非由申請團體發出。每張發票或收據上 (不論正本或副本) 必須註明 「證實無誤」及由機構負責人/ 認可人員與 獲機構授權採購該物品/ 服務的人員加以簽署並蓋上機構正式印鑑。請 注意： 4.1 獲機構授權採購該物品/ 服務的人員必須為該機構的會員或 僱員; 4.2 簽署或蓋章樣式應與當初向區議會提交的申請撥款計劃書上 的樣式相同; 4.3 機構負責人/ 認可人員與獲機構授權採購該物品/ 服務的人員 不可以為同一人。 5. 所有簽署及印鑑均不能以傳真或副本代替。 批款文件 1 –申請發還墊支指南 (2016 年3月版) 1 批款文件 1 6. 由區議會資助的開支，須提交有關發票及收據的正本(如有發票) 。 地方組織可按以下情況提交影印副本 ，並必須在副本上註明「此乃業 經核實的原件副本，以前從未憑此索取任何款項」 。 情況一: 如地方組織需保留正本作內部會計用途或 情況二: 如地方組織遺失正本 7. 非區議會資助的開支，可提交有關發票或收據的副本，副本必須 註明 「此乃業經核實的原件副本」。 發票及收據上的資料 8. 每張發票或收據必須清楚印列 ： 8.1 商店的名稱及地址； 8.2 所採購物品/ 服務的名稱、單價、數量/ 次數及總值； 及 8.3 採購日期。 [請注意：採購日期不應早於計劃獲批准的日期，並 與舉辦日期相符。除預訂場地或營地的費用外，任 何在計劃獲批准前已繳付的費用，都不會獲得發 還。單據上的日期亦不應較活動日期為後(相片沖印 費除外) 。] 9. 收據如列明付款人姓名，則付款人必須為領取撥款的機構 。 10. 收據上如有任何修改，必須由發出收據的公司蓋印作實 。 交通/ 運輸費 11. 僱用交通或運輸工具的發票或收據應清楚列明以下資料： 11.1 交通或運輸工具的名稱；及 11.2 行程日期、來往地點及原因。 12. 除非有特殊原因，否則不會獲發還乘搭的士的費用；倘申請領回 的士費用，需提交的士單據 。 批款文件 1 –申請發還墊支指南 (2016 年3月版) 2 批款文件 1 如無正式收據 13. 機構應盡量在採購物品/ 服務時，取得正式收據。若無法取得正式 收據，則應呈交一份載有下列資料的證明文件︰ 13.1 採購日期； 13.2 採購物品/ 服務的名稱、單價、數量/ 次數及總值； 13.3 獲授權採購人員的姓名； 13.4 由機構負責人/