第二代公文整合系统--训练课程承办人作业.ppt

創簽稿紙本發文 步驟八：確定送發(B) * 二、常用功能操作說明 (一)在筆硯內新增文件格式 新增 在筆硯點選右下方的[簽稿資料(可點選新增)] 在按[新增一筆] 在選擇一種要新增的格式，選擇完成後按[確定]，如要新增多筆，請重覆步驟B~C 新增完成後按下[確定] * 二、常用功能操作說明 * 二、常用功能操作說明 修改公文文號-[函] 點選新增的[函]，再點選[發文字號] 選擇發文字，再將支號改為N+1(此步非常重要，不修改公文無法存檔發文)，完成後點選[確定]。N為目前所有文稿中的最大值。 * 二、常用功能操作說明 修改公文文號-[簽] 點選新增的[簽]，再點選[管理整合資訊] 將內部流水號的最後一碼改為N+1(此步非常重要，不修改公文無法存檔發文)，完成後點選[確定]。N為目前所有文稿中的最大值。 ※如格式有函有簽，建議將函的支號集中從0開始排序，最後再開始排簽 * 二、常用功能操作說明 刪除多餘資料 在筆硯點選右下方的[簽稿資料(可點選新增)] 在要刪除的文稿後方點選[刪除] 在按下[確定] * 二、常用功能操作說明 (二)發文受文者資訊 發文傳送發式分文三種，可以點圖示變更交換方式 ：電子交換 ：指定郵寄 ：人工交換 * 二、常用功能操作說明 受文者的名稱可能是不在電子交換通訊錄裡，如確定該受文者可以使用電子交換的話，可點選[重新對應]，搜尋裡輸入要交換到的單位名稱，點選符合的單位後，再點選[確定對應]。 * 二、常用功能操作說明 受文者名稱還是王小明，但傳送會以電子交換送到高雄市三民區三民國小。 * 二、常用功能操作說明 筆硯預設副本不提供附件，若要傳送附件，全部含附件要打勾 * 二、常用功能操作說明 (三)在筆硯內夾帶附件(附件總大小限2MB以下) 新增 點選[附件檔名] 點選[新增] 選擇檔案 點選[開啟] 按下[確定] * 二、常用功能操作說明 刪除 點選[附件檔名] 選要刪除的附件 點選[刪除] 再按[確定] * 二、常用功能操作說明 (四)大型附件(單檔限制15MB以下，最多10個檔案) 複製網址 在承辦人的待結案點[送發文]，就可以在下方看到大型附件的文字，請將()內的文字複製起來 * 二、常用功能操作說明 [開啟公文製作]後，在筆硯內點選[附件]，在附件說明欄位內貼上剛剛複製的文字。再按下[確定]。在執行一般發文操作步驟。 * 二、常用功能操作說明 在資料帶回公文管理後，確認完DI檔、受文者、發文日期皆正確後，就到下方的大型附件區夾檔，先點選[上傳檔案]，再按瀏覽，選訂要夾帶的檔案後點選[開啟舊檔]，再點選[上傳檔案]，上傳完成會有提示訊息。 ※如有多個檔案要夾代，請依序使用附件1,2,3以此類推 * 二、常用功能操作說明 附件全數上傳完成後，請至網頁最上方點﹝確定送發﹞，﹝確定送發﹞後承辦人可至大型附件下載區網站選擇機關、輸入文號及驗證碼查詢確認附件檔是否上傳成功；若查無資料表示未上傳成功，請機關發文人員退回公文後，由承辦人重新上傳。 * 二、常用功能操作說明 (五)註銷憑證 方法一(A,B,C) * ※若職務異動為調任至其他機關，請先將原機關帳號之自然人憑證註銷 二、常用功能操作說明 (五)註銷憑證 方法二(D,F,G) * 二、常用功能操作說明 (六)一文多稿、先簽後稿操作方式(A,B) * 二、常用功能操作說明 (六)一文多稿操作方式(C,D) * 二、常用功能操作說明 (六)一文多稿操作方式 * 第一份以上的函發文字號的“支號” 不可為0 二、常用功能操作說明 (七)先簽後稿操作(創)-A * 二、常用功能操作說明 (七)先簽後稿操作(創)(B,C) * 二、常用功能操作說明 (七)先簽後稿操作(創)(D,E) * 二、常用功能操作說明 (七)先簽後稿操作(創)(F,G) * 二、常用功能操作說明 (七)先簽後稿操作(創)(H,I,J,K) * 二、常用功能操作說明 (七)先簽後稿操作(創)(L,M) * 二、常用功能操作說明 (七)先簽後稿操作(創)(N) * 二、常用功能操作說明 (八)調案流程操作(A,B,C) * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟五：陳核給長官由長官決行 步驟六：簽收 * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟七：送發文(A,B) * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟七：送發文(C) * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟八：轉交換(A) * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟八：轉交換(B) * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟八：轉交換(C) * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟八：轉交換(D) ※務必要按確定，才能將資料帶回二代公文系統 * 電子來文轉紙本函覆發文 步驟九：確定送發(