第7章总账系统.docVIP

第七章 总账系统 第一节 总账系统概述 一、总账系统的功能概述 定义：总账系统的功能：是将一个单位由于发生经济业务所产生的会计信息，通过录入会计凭证、审核会计凭证、登记账簿的方式保存在计算机中，以便形成全面、系统、完整的数据资料，供信息使用者使用。 总账系统的基本功能：是凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账等，有些总账系统还提供往来核算、部门核算、项目核算和备查簿等辅助管理功能，这些都是总账系统处理功能的进一步扩充。总账系统的基本功能如下： 1.系统设置：通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。可根据需要增加、删除或修改会计科目。 2.凭证处理：输入、修改和删除凭证，对机内凭证进行审核、查询、汇总和打印。根据已经审核的记账凭证登记明细账、日记账和总分类账。 3.账簿管理：提供按多种条件查询总账、日记账、明细账等，具有总账、明细账和凭证联查功能，月末打印正式账簿。 4.出纳管理：为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；并可完成银行、现金日记账，随时输出最新资金日报表。定期将企业银行日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。 5.期末处理：自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。 二、总账系统与其他系统的主要关系 1．总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。财务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。 2．总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，它能够综合、概括地反映企业供产销等各个方面的经济业务，它在财务管理系统中处于中枢地位。 总账系统与其他系统的主要关系图见教材第109页。 三、总账系统的数据流程图见教材第110页。 四、总账系统操作的一般流程 使用总账系统的基本操作流程包括初始设置、日常处理和期末处理三部分。 1.初始设置 第一次使用总账系统与次年使用总账系统，初始设置操作流程不同。 （1）第一次使用总账系统，首先安装总账系统，增加新账套。从第4步建立会计科目开始到第7步输入期初余额，是对账套进行的初始设置，应该根据企业的特点进行相应的设置。当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等均输入完毕，就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。 （2）次年使用以前账套数据时，在系统管理中建立新的年度账。从第4步到第7步是对账套基本信息进行相应的调整和设置。当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等均调整和设置完毕，就可以使用计算机处理新年度的账了。 2.日常处理 第8步到第11步是每月进行的日常业务，包括凭证的填制、审核、记账，以及账簿管理等。 3.期末处理 第12步到第16步是月末需要进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。 总帐系统的操作流程图见教材第111页。 第二节 总账系统初始设置 一、系统初始化定义：是指从手工会计系统转化成电算化会计系统或从旧的电算化会计系统转化成新的电算化会计系统所做的有关初始性工作。系统初始化工作是使用电算化会计软件的一项基础性工作，只有完成了初始化工作，才能用会计软件进行日常的会计处理。因此，初始化工作在使用电算化会计软件过程中占有非常重要的地位，这项工作的好坏直接影响到能否顺利开展会计电算化工作及其质量，必须加以正确对待。 二、总账系统初始化设置的内容： 总账系统初始设置包括会计科目、外币设置、凭证类别、结算方式、期初余额、分类定义、编码档案等。 三、设置系统参数 1．在首次启动总账系统时，需要确定反映总账系统核算要求的各种参数，使得通用总账系统适用于本单位的具体核算要求。总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。 2．使用总账系统需要先启动总账系统程序，然后登录有关操作员、密码、账套、会计年度、操作日期等信息。 3．总账系统启动后，系统内预设了一系列总账系统业务处理控制开关，用户可根据企业的具体需要进行更改。可通过总账系统“设置”菜单中的“选项”命令，实现参数的设置或调整。 4．选项功能包括“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四个标签页，选择相应标签页可进行账套参数的修改。 其中：①“凭证”页签 凭证页签主要用于“制单控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“凭证控制”、“预算控制”、“合并凭证显示、打印”等相关参数的设置。 ② “账簿”页签 账簿页签主要用于账簿显示、打印格式和方式的设置。 ③“会计日历”页签 “