资助学校采购程序-EDB.PDFVIP

「資助學校採購程序」 常見問題 採購付款方式 1. 問： 學校使用信用卡進行網上購物應注意甚麽事項？ 答： 如學校擬使用信用卡/ 公司卡進行網上採購，須注意以下事項： (a) 銀行可能會向這張信用卡/ 公司卡收取年費，而學校或須從非政府 經費帳户中支付有關的費用； (b) 信用卡 / 公司卡的保管存在一定的風險。若遺失此信用卡或被盜 用，學校須承擔一切與此有關的損失； (c) 學校在網上購物時，須提供信用卡/ 公司卡的號碼給供應商承辦/ 商，這會增加資料外洩的風險；及 (d) 學校須確立一套完善的監察機制，以確保負責簽署的員工沒有任何 利益衝突。 除了信用卡 / 公司卡外，學校可運用其他網上採購的付款方式。據了解， 學校亦可透過銀行入數、銀行帳戶轉帳、郵寄支票、網上付款平台、 預付卡等付款途徑在網上進行交易。在網上採購日趨普遍的情況下， 供應商承辦商為方便顧客採購有關貨品/ 服務，應會考慮接納不同的付/ 款方法，讓顧客有更多選擇。 2. 問： 學校的一名同事以個人信用卡/八達通易賞錢為學校購物，讓學校能/ 以優惠價錢採購有關物料服務，但同事會因此得到積分優惠，學校應/ 如何處理？ 答： 學校應盡量避免讓員工使用個人信用卡 /八達通易賞錢為學校購物，因/ 為此安排將涉及積分優惠等的個人利益。如學校考慮以學校名義申請 信用卡/ 公司卡以切合其採購的需要，須注意信用卡/ 公司卡的年費安排 及可能存在的風險 （請參考問題 1 ）。另外，申請信用卡/ 公司卡須由 校董會/ 法團校董會批准，及運用信用卡/ 公司卡所作的採購必須作教育 用途，而所有與此相關的利益 （包括積分 ）亦應屬學校所有。有關申 請信用卡 / 公司卡的手續及條款，學校可直接向銀行查詢。至於申請成 功與否，乃由銀行作最終決定。 3. 問： 員工到百貨公司採購較大金額的物料，而該公司說明不收支票，只收 現金或信用卡，應如何處理？如不能使用信用卡，學校可否預支現金 給員工購物？ 答： 學校應提醒員工應盡量避免以個人信用卡支付採購物料的款項，以免 涉及任何個人利益。如所需的款項較大而不便以現金支付，學校可考 1 慮建議員工以電子收費系統支付有關款項，例如易辦事等。 4. 問： 安裝閉路電視估計約需35萬，但因資金問題， 學校可否在招標書內列 明待工程完成後，學校分2 年支付有關費用 （即一年 17.5萬 ）的安排 ？ 答： 原則上，學校應將有關付款的安排 列明於招標書內 。然而，學校亦須 考慮此付款安排的可行性及會否影響獲邀的供應商回覆標書的意欲 。 5. 問： 如採購影印/速印紙張，是否要根據一年所需數量決定進行報價或招 標？如是，可否安排分階段送貨及付款？ 答： 一般而言，學校會按學年的規劃計算所需紙張的數量。若涉及總金額 超過 200,000 元，學校須進行招標。然而，學校仍可按校本需要，訂立 相關送貨和付款的安排。 6. 問： 教師代學校進行採購時以外幣付款，學校應如何計算有關款項並發還 款項予有關教師？ 答： 一般而言，學校應以港元進行採購。如情況不許可，教師須以外幣付 款，學校必須把有關款項換算為港元以發還予有關教師，換算率應以 付款當日香港銀行公會公佈該種貨