校务行政会议召开暨管考.docVIP

(二)校務、行政會議召開暨管考 1.流程圖： 業務單位(人) 相關單位(人員) 審核單位(主管) 2.作業程序： 2.1.會議出席人員： 2.1.1.校務會議出席人員：副校長、行政及教學一級主管、教師代表、學生代表。 2.1.2.行政會議出席人員：校務顧問、副校長、行政及教學單位一級主管。 2.2.會議日期與時間： 2.2.1.校務會議： 2.2.2.行政會議：每月週三下午1時30分。2.2.4.會議日期與時間以電子公文通知為準，如有臨時性之變更，以電郵通知所有與會人員。 2.3.開會通知 2.3.1.校務會議出席人員：開會通知單經主管核示後，以電郵發予各單位助理與校務會議代表。 2.3.2.行政會議出席人員：開會通知單以電子公文發予與會單位。 2.4.回覆單 2.4.1.校務會議彙整回覆單(含上次提案單位執行情形)，收齊各單位提案及報告後，撰擬當次會議議程。 2.4.2.行政會議彙整回覆單(含上次提案單位執行情形、主席指裁示辦理事項)，收齊各單位提案及報告後，撰擬當次會議議程。 2.5.議程 2.5.1.校務會議議程完成彙整後，以電郵發給各單位助理與所有校務會議代表。 2.5.2.行政會議議程完成彙整後，以電郵發給與會代表及助理。 2.6.會前準備作業 2.6.1.並將紙本列印紙本給校長、副校長及主任秘書。 2.6.2.製作當次會議所需使用之投影片及簽到單。 2.7.召開會議 2.8.會議紀錄 2.8.1.完成撰寫會議紀錄後先陳主任秘書審閱再陳校長核示。 2.8.2.列印紀錄紙本存查。 2.8.3.校務會議暨行政會議紀錄紙本須陳送影本至董事會備查。 2.9.校長核可後，即上網公告於秘書室網頁。 3.控制重點： 3.1.各會議代表出席會議人數是否適法？ 3.2.各相關單位是否確實完成回覆？ 3.3.各相關單位是否準時提送會議資料？ 3.4.會議紀錄是否詳實無誤？ 4.使用表單： 4.1.開會通知單。 4.2.回覆單。 4.3.簽到單。 5.依據及相關文件： 5.1.南開科技大學校務會議實施辦法--SE00.AU.03.005.095.001。 5.2.南開科技大學行政會議實施辦法─SE00.AU.03.004.097.001。 文件名稱 文件編號 彙整回覆單及議程 寄發議程給與會代表 會前準備作業 撰寫會議紀錄陳核 撰擬開會通知(含前次會議紀錄及回覆單) 會議紀錄上網公告 校長核示 召開會議 Y N