ch07 报表 Access数据库应用基础教程(第三版) 教学文稿.pptVIP

Access数据库应用基础教程(第三版) 第 七 章 报表 学 习 目 标 报表是专门为打印而设计的特殊窗体，Access 2003使用报表对象来实现格式数据打印，将数据库中的表、查询的数据进行组合形成报表，还可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。建立报表和建立窗体的过程基本相同，只是窗体可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。本章将介绍与报表有关的知识。 教 学 提 纲 报表分类与报表视图 报表设计区 创建报表 编辑和操作报表 子报表 高级报表 7.1 报表概述 报表是Access的数据库对象之一，主要用于比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并打印出来。 报表的功能包括：可以以格式化形式输出数据；可以对数据分组，进行汇总；可以包含子报表及图表数据；可以输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表；可以进行计算、求平均、求和等统计计算；可以嵌人图像或图片来丰富数据显示。 报表与窗体 报表的视图 报表的节 报表设计区 报表的分类 7.1.3 报表的节 报表的结构由以下几个部分组成。通常称这些组成部分为节。 报表页眉：在报表的顶端，显示报表的标题、图形或说明性文字，每个报表只有一个报表页眉。 页面页眉：显示报表中的字段名称或对记录分组的名称，报表的每一页都有一个页面页眉。 主体：报表显示数据的主要区域，主要用于打印表或查询表中的数据记录。 页面页脚：打印在每页的底部，显示本页的汇总说明；报表的每一页都有一个页面 页脚。 报表页脚：显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理完成后，只打印在报表的结束处。 7.1.4 报表的设计区 在报表的设计视图中，报表的组成部分被表示成许多带状区域，和窗体中的带状区域一样，可以改变各部分的长度和宽度。报表所包含的每一个区域只会在设计视图中显示一次，但是，在打印报表时，某些区域可能会被重复打印多次。与在窗体中一样，报表也是通过使用控件来显示信息的。 7.1.5 报表的分类 报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 纵栏式报表也称为窗体报表，一般是在每页的主体节中以垂直方式显示一条或多条记录。纵栏式报表可以安排显示一条记录的区域，也可以同时显示一对多关系中“多”端的多条记录的区域，甚至包括合计。 表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节内显示，而是安排在页面页眉节内显示。 图表报表是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。 标签报表是一种特殊类型的报表，在实际应用中，经常会用到标签，例如物品标签、客户标签等。 7.2 创建报表 和创建窗体一样，创建报表也有两种方法：使用向导创建报表和使用设计视图直接创建报表。本节主要介绍创建报表的操作方法。 使用报表向导创建报表 使用报表设计视图创建报表 7.2.1 使用报表向导创建报表 在Access中，创建报表的方法主要有两种，即使用报表向导和报表设计视图创建报表，而使用报表向导又包括“报表向导”、“自动报表”、“图表向导”和“标签向导”4种方式。 使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计的基本操作，加快创建报表的过程。 “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。在使用自动报表创建报表时，首先选择作为数据源的表或查询，然后指定报表的类型，最后系统会自动生成报表并显示数据源的所有字段。 图表向导用于将Access中的数据以图表的方式显示出来，可用于快速生成图表报表。在报表中使用图表来表示数据，可以更直观地表示出数据之间的关系。 标签报表以标签的形式将数据记录显示出来。使用标签向导可以快速生成标签报表。 7.2.2 使用报表设计视图创建报表 使用报表向导和自动报表等方法可以很方便地创建报表，但使用这些方法自动生成的报表形式和功能都比较单一，布局也比较简单，很多时候不能满足用户的要求。这时可以通过报表设计视图对报表做进一步的修改，或者直接通过报表设计视图创建报表。 7.3 编辑和操作报表 报表创建好以后，可以在“设计”视图中对其进行编辑和修改，主要操作项目有：设置报表格式，添加背景图片、页码及时间日期等。以使报表看上去更加美观。本节将介绍报表的常用编辑操作，以及报表的预览与打印等内容。 在报表中进行排序和分组 在报表中添加公式 设置报表的布局风格 在报表中添加分页符 在报表中添加页码 在报表中为控件添加边框及样式 调整报表中字段