第十二章商务活动工作().pptVIP

商务活动工作 庆典活动 开放参观活动 新闻发布会 签字仪式 教学策划 学习目的：通过本模块的学习，了解庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会、签字仪式的内容，熟悉庆典活动、开放参观活动、新闻发布会、签字仪式的准备与服务工作，掌握庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会、签字仪式的操作程序。 教学重点与难点 1、教学重点 庆典活动的准备与操作； 开放参观活动的安排与方案。 新闻发布会的筹划与操作； 签字仪式的准备与操作 。 2、教学难点 庆典活动的准备； 开放参观活动方案的拟订； 新闻发布会的筹划； 签字仪式的准备； 技能训练。 一. 庆典活动  如开业典礼、剪彩仪式、交接仪式、奠基仪式、竣工仪式、通车仪式等 。 ◆开业庆典 1 .准备工作（重、难点） 1）做好宣传工作 2）拟定邀请宾客的名单 3）拟定议程表 4）拟好致辞和答辞 5）布置场地 6）安排接待工作 7）准备贵宾留言册 8）准备馈赠礼品 二、开放参观活动 （一） 准备与接待工作 1、确定开放参观的项目 (1)组织的展览室； (2)生产设备和工艺流程； (3)厂区环境； (4)员工的教育与培训设施； (5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施. 3、秘书的职责 (1)准备内容： ①准备与寄发请柬； ②为来宾准备休息服务处； ③准备介绍材料； ④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等 ⑤准备茶水饮料； ⑥准备赠送的礼品和纪念品。 (2)接待服务与要求： ①来宾到达后热情引导接待； ②放映视听资料时认真解说； ③参观过程中为来宾做向导； ④做好招待来宾的餐饮服务； ⑤耐心解答来宾提出的各种问题； ⑥做好欢送工作。 （二）拟订活动方案（重、难点） 1．确定主题 常见的主题有： (1)扩大组织的知名度，提高美誉度； (2)促进组织的业务拓展； (3)和谐组织与社区的关系； (4)增强员工或家属的自豪感。 2．安排开放参观的内容 参观的内容一般包括： (1)情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。 (2)现场观摩，让参观者参观现场. (3)实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。 此外，参观活动内容 的确定还要考虑到参观者 的需要和兴趣。 3．选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。 4．确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。 5．选择参观路线 参观路线的选择要求做到： (1)能引起参观者的兴趣； (2)能保证参观者的安全； (3)对组织正常工作干扰小。 以上三点要综合考虑。 6．策划宣传工作 参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。 7．做好解说及接待准备 (1)挑选并培训导游或解说人员； (2)制作并寄发请柬； (3)设立接待服务处； (4)准备特殊的参观用品； (5)准备礼品或纪念品。 三、新闻发布会 （一）新闻发布会的准备工作（重、难点）  新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发 布会是组织与公众沟通的 例行方式，也是一种传播 信息，以求新闻界客观报 道的行之有效的手段。其 准备工作 包括如下： 1、确定被邀请记者的范周 该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。 2、确定时间和场所 确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社会活动。 记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。 3、确定主持人和发言人 记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。 4、准备发言材料和布置会场 资料包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。 会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。 会议桌可以圆形或长方形的桌子，并分