会议流程及服务安排.docVIP

会议流程及服务安排 一、会前准备 1、办公室人员收到会议通知，问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记。 2、会务工作人员进行会场布置： ①检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。 ②采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。 ③提前与会议筹备单位沟通，要一份会议议程，清楚所需座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前预备工作 ④由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序，工作人员按要求摆放 ⑤根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及接口等），确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放；如需要投影仪，由会议筹备单位来确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。 ⑥准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。 ⑦会议开始前准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水 二、会议过程中注意事项 1、会议开始后服务员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，服务员应先备毛巾（上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，可根据实际情况（领导杯中水的水量）来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。 2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。（及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况） 3、根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。 4、会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问 5、如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作人员要站立行注目礼，不准随意走动。 三、会后的清理 1、会后检查会场内有无与会人员遗留的物品，做好记录并及时归还 2、与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议之需，地毯清理干净。如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。 3、关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。（会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象）